Co mogą (ę) sprawdzać na rozmowie kwalifikacyjnej, czyli test z Excela.

W sieci znajdziesz niejeden artykuł i poradę jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej. W tym także test z Excela. Mój poradnik będzie jednak wyjątkowy…. bo opiszę Ci co ja bym sprawdzał, gdybym dzisiaj rekrutował do swojego zespołu.

To co musisz wiedzieć od samego początku to to, że nie będzie to teoria ale sama praktyka. Jestem menedżerem i część mojego zespołu zajmuje się przygotowaniem i analizą danych w Excelu. Otrzymasz więc bardzo praktyczną wiedzę na temat tego jak przygotować się do rozmowy, do działu który zajmuje się „takimi rzeczami” 😉 Co więcej, udostępnię Ci swój test z Excela.

Skala umiejętności

Testując Twoje excelowe umiejętności miałbym w głowie pewną skalę oczekiwań:

• Umiejętności podstawowe – coś co musisz wiedzieć na pewno, takie must have jak mawiają Słowianie 😉
• Umiejętności „mile widziane” – jak to umiesz to zyskujesz ekstra punkty, które pomogą Ci pozytywnie zakończyć rozmowę, nawet jeżeli gdzie indziej coś nie poszło.
• „Wow, tego się nie spodziewałem” – jesteś prawie przyjęty / -a do pracy o ile po ludzku się dogadamy 😉

W kolejnych akapitach napiszę co konkretnie wchodzi w każdy z poziomów.

Umiejętności podstawowe

Moim zdaniem są cztery podstawowe umiejętności jakie po prostu musisz mieć startując do dowolnego działu, który ma cokolwiek wspólnego z analityką:

• umiejętność prawidłowego adresowania i posługiwania się adresami: względnymi, bezwzględnymi, mieszanymi,
• znajomość funkcji JEŻELI,
• znajomość funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO,
• znajomość tabel przestawnych, chociażby podstawowa.

Większość testów jakie robiłem, albo widziałem zawsze wykorzystywała te umiejętności.

Wiedza o tym jak adresować jest kluczowa dla każdej pozostałej umiejętności. Spróbuj nie popełnić błędu w WYSZUKAJ.PIONOWO adresując źródło danych jako zakres względny. Podobnie, z tworzeniem formuł, które potem kopiujesz, wklejasz i działają dla wielu różnych zakresów. To też nie będzie możliwe bez wiedzy o tym jak wykorzystać adres bezwzględny czy mieszany.

Funkcja JEŻELI to podstawa do budowania dowolnych warunków i sterowania działaniem Twoich arkuszy. Obojętnie czy będzie chodziło o sprawdzenie czy budżet został zrealizowany i należy się premia, czy dowolny inny warunek typu: „JEŻELI spełniony jest warunek” – daj WYNIK 1, a w przeciwnym razie WYNIK 2.

WYSZUKAJ PIONOWO, niekwestionowana królowa wszystkich funkcji… no przynajmniej do niedawna. Weź dowolną firmę. Zbierz wszystkie pliki Excela, jakich kiedykolwiek użyto i policz która funkcja wystąpiła najczęściej. Daje…sobie paznokcie uciąć ;-), że WYSZUKAJ PIONOWO pozostawi w tyle wszystkie inne kandydatki.

I w końcu tabele przestawne. To one są bardzo elastycznym i szybkim narzędziem do kalkulacji danych z wieloma warunkami w tle. Szef pyta o wartość sprzedaży w regionie centralnym, dla przedstawiciela Nowaka w okresie od stycznia do czerwca? Trzy ruchy i kliknięcia myszką i masz gotową odpowiedź. A szybkość w firmie ma znaczenie…!

Umiejętności mile widziane

No dobrze, załóżmy że powyższe funkcjonalności i narzędzia doskonale znasz. Co możesz zrobić, aby wywrzeć wrażenie i zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie?

Odpowiedzią jest znajomość dodatków POWER, w szczególności POWER QUERY i POWER PIVOT. Dlaczego warto je znać?

Dzięki znajomości POWER QUERY, będziesz w stanie:

• szybko wyciągnąć dane z różnych źródeł, np. plików Excel, plików tekstowych czy baz danych,
• oczyścić te dane i odpowiednio przekształcić,
• zasilić nimi na przykład docelowy raport czy zestawienie.

Znając POWER PIVOT, będziesz gotowy do budowania złożonych raportów, opartych na tzw. modelu danych i relacjach. Taka umiejętność w połączeniu przykładowo z fragmentatorami, wskaźnikami KPI da Ci potężny arsenał do robienia nieustającego wrażenia na przyszłym szefie 😉

W wielu miejscach menedżerowie nie mają komfortu używania interaktywnych i przekrojowych raportów. Muszą opierać się na prostych zestawieniach i tabelkach. To Twoja szansa!

Wow, tego się nie spodziewałem

VBA, wizualizacja danych, statystyka. Te cztery słowa oddają istotę rzeczy 🙂

Jeżeli znasz VBA, to znaczy że potrafisz zautomatyzować pracę swoją i kolegów. Co oznacza, że uwalniasz swoje zasoby, czas i mózg na „poważniejsze” rzeczy. Na przykład analizę danych, wyciąganie wniosków i dostarczanie rekomendacji.

W szumie informacyjnym trzeba umieć przykuć uwagę. Z potoku liczb wyłowić to co najważniejsze. I przestawić tak, aby odbiorca to natychmiast zobaczył i zrozumiał. Uważam, że to jedna z najważniejszych umiejętności XXI w. Nikt nie ma czasu. Każdy jest przytłoczony nadmiarem danych. Naucz się wyciągać esencję i pokazywać ją w atrakcyjny sposób. Będziesz niezastąpiony!

Znasz to powiedzenie, że statystycznie ja i mój pies mamy 3 nogi? A jednak statystyka to cenna rzecz jeżeli zajmujesz się liczbami i danymi. Czasami wystarczy dość podstawowa wiedza. Ale liczy się umiejętność wykorzystania tej teoretycznej wiedzy w praktyce.

Od średniej, mediany, dominanty, odchylenia standardowego przez rachunek prawdopodobieństwa aż do metody najmniejszych kwadratów. Nie ważne, że znasz definicje i wzory. Ważne jak zastosujesz tę wiedzę np. do estymacji jakiegoś zjawiska (sprzedaż, odejścia pracowników etc.)

Czy chcesz bezpłatny test z Excela?

Podsumowanie

Znajomość Excela to dziś tak samo podstawowa umiejętność jak kiedyś obsługa ksero i faxu. Jeżeli nie startujesz do działu analitycznego, pewnie wystarczą umiejętności na poziomie podstawowym lub średnio zaawansowanym.

W dziale związanym z analizą danych, poziom średni może być poziomem minimum. Ale tak naprawdę liczy się to jak szybko się uczysz i czy masz motywację aby stać się dobrym.

Nagrodą może okazać się świetlana przyszłość. Wszyscy specjaliści przewidują, że najbliższe lata będą należały do ludzi, którzy potrafią sobie radzić z liczbami.

Masz problemy z Excelem? Uzyskaj pomoc na grupie Keep Calm And Use Excel.