Dashboard, czyli interaktywny raport z efektem WOW [2/2]

W tej części dowiesz się jak wykorzystać fragmentator oraz zadbać o to, aby cały raport był spójny i logiczny. W kolejnych 3 krokach:

• wprowadzisz interaktywność za pomocą fragmentatorów,
• utworzysz powiązania pomiędzy nimi, a tabelami przestawnymi,
• zadbasz o to, aby powiązania były logiczne i spójne z celami całego raportu.

W poprzedniej części opisałem czym jest dashboard, jak go zaprojektować i przygotować odpowiednie dane. Umieściłem tam plik początkowy, dzięki któremu mogłeś – krok po kroku – rozpocząć tworzenie przykładowego raportu. Gorąco zachęcam Cię do rozpoczęcia lektury właśnie od części pierwszej.

Krok 4: Wprowadź interaktywność

Jak do tej pory wszystko wygląda pięknie…ale jest statyczne. Ponadto wymaga od odbiorcy raportu, chociażby minimalnej znajomości obsługi tabel / wykresów przestawnych.

Mając to na uwadze, wprowadzimy narzędzie, które nazywa się FRAGMENTATOR (ang. SLICER) Dzięki temu, będzie można klikać wybrane kategorie, a wykresy przestawne będą się automatycznie dostosowywać do wybranego fragmentu danych.

Kliknij w dowolny wykres przestawny, a następnie na wstążce ANALIZA, wybierz polecenie WSTAW FRAGMENTATOR.

Teraz zdecyduj, jakie kategorie będą miały wpływ na fragmentowanie danych. Ja wybrałem: miesiąc, region oraz przedstawiciela handlowego. Dlaczego właśnie te? Za chwilę wyjaśnię. Zanim o tym, to jeszcze „dwa słowa” o tym co możesz zrobić z fragmentatorem.

Klikając na dowolny fragmentator, wywołasz osobną wstążkę OPCJE. Znajdziesz tam sporo możliwości, które pozwolą Ci na sterowanie jego: wyglądem (np. style, rozmiar), widocznością czy precyzyjnie pozycjonować położenie na arkuszu.

Podobnie klikając prawym przyciskiem myszy możesz wywołać z menu kontekstowego USTAWIENIA FRAGMENTATORA. Pozostawiam Ci samodzielne sprawdzenie co dają zawarte tam opcję. Gdybyś miał pytania – napisz proszę w komentarzu.

Krok 5: Stwórz połączenia fragmentatora z tabelami przestawnymi

Jeżeli zdążyłeś już kliknąć na wybrane pola na utworzonych wcześniej fragmentatorach, z pewnością zauważyłeś dwie rzeczy. Po pierwsze – działają 🙂 To znaczy, że wraz z wybraną kategorią w danym fragmentatorze – zmienia się zakres danych prezentowanych na wykresie. Po drugie, to działanie ograniczone jest tylko do jednego wykresu / tabeli przestawnej – tej, która była zaznaczona, gdy wybierałeś opcję WSTAW FRAGMENTATOR.

Oczywiście Tobie (i mnie) zależy na czymś więcej. Chcemy, aby klikając na wybrane pola w dowolnym fragmentatorze, zmieniały się wszystkie wykresy. No właśnie…czy wszystkie? O tym dalej.

Aby połączyć dany fragmentator z dowolną tabelą przestawną:

• kliknij prawym przyciskiem myszy na fragmentatorze,
• wybierz opcję POŁĄCZENIA RAPORT,
• zaznacz te tabele, z którymi chcesz powiązać fragmentator.

Krok 6: Zaprojektuj logiczne powiązania

To nad czym powinieneś zastanowić się na etapie projektowania dashboardu (ale możesz i powinieneś także teraz) to logiczne powiązanie pomiędzy możliwościami filtrowania danych jakie daje fragmentator, a tym co chcesz prezentować na wykresach. Co konkretnie mam na myśli?

Zdecydowaliśmy, że na wykresach będą prezentowane następujące informacje:

• sprzedaż per region,
• najlepszych 5 przedstawicieli pod kątem wielkości sprzedaży,
• zysk per miesiąc.

Natomiast dane te, będziemy filtrować za pomocą takich fragmentatorów jak:

• miesiąc,
• przedstawiciel,
• region.

Weźmy pierwszy przykład. Prezentujesz sprzedaż per region. Tytuł wykresu to…”Sprzedaż per region” Czy zatem na pewno chcemy powiązać fragmentator Region z tym wykresem? Raczej nie. Odbiorca może przecież wybrać tylko jeden region i wtedy tytuł wykresu jest jakby nieadekwatny do prezentowanych danych.

Jeszcze wyraźniej zobaczysz to w przypadku wykresu „Zysk per miesiąc” Jeżeli powiążesz go z fragmenatorem Miesiąc, a użytkownik raportu wybierze tylko czerwiec… Rozumiesz, prawda?

Zachęcam Cię gorąco do przemyślenia zarówno tego co chcesz zaprezentować na wykresach, jak i tego w jaki sposób umożliwisz filtrowanie (fragmentowanie) danych. Raport powinien przecież stanowić spójną i logiczną całość.

Podsumowanie

Dowiedziałeś się jak stworzyć bardzo prosty (bo oparty na tabelach przestawnych i fragmentatorach) interaktywny raport, zwany dashboardem. Prosty, nie znaczy że nie efektowny. Jeżeli do tej pory robiłeś zwykłe statyczne tabelki, Twój szef z pewnością doceni jeżeli jutro pokażesz mu, że może „wyklikać” sobie dowolną informację z Twojego raportu 😉

Mam nadzieję, że zachęciłem Cię do wypróbowania tego narzędzia. To zaledwie czubek góry lodowej, bo dashboardy mogą przyjąć naprawdę fantastyczne formy i wykorzystywać inne, nieco bardziej skomplikowane funkcje, narzędzie i wykresy.

Masz problemy z Excelem? Uzyskaj pomoc na grupie Keep Calm And Use Excel.