20 skrótów klawiszowych, które musisz znać
Skróty klawiszowe Excel, to temat tyleż wdzięczny co oklepany 😉 Dlatego wybrałem dla Ciebie 20 najważniejszych. To takie skróty, które wg mnie musisz znać, bo oszczędzają czas i umożliwiają efektywniejszą pracę.
Ponadto przygotowałem narzędzie i prostą metodę, abyś je wszystkie zapamiętał i używał. To wszystko na końcu artykułu. Ale zanim zaczniesz ćwiczyć, przekonaj się że za niektórymi z nich stoi trochę więcej niż proste polecenie Excel.
#01 Poruszanie się po arkuszach
Szybkie przechodzenie pomiędzy arkuszami, bez odrywania rąk od klawiatury, to umiejętność, która przydaje się nader często.
CTRL + PgDown pozwala na przejście do kolejnego arkusza po prawej stronie (następny arkusz), natomiast CTRL + PgUp – po lewej stronie (poprzedni arkusz).
#02 Wklejanie specjalne
Kopiuj-wklej zna chyba każdy. Ale z dobrodziejstw opcji wklejania specjalnego nie wszyscy zdają sobie sprawę. Być może dlatego, że wywołanie tych opcji z menu kontekstowego (prawym przyciskiem myszy) zabiera za dużo czasu.
Skrót CTRL + ALT + V wywoła okno dialogowe, w którym znajdziesz wszystkie bardziej zaawansowane opcje wklejania.
#03 Włączanie i wyłączanie autofiltra
Filtrowanie danych to jedna z podstawowych czynności jakie zapewne robisz w Excelu. Skrót CTRL + SHIFT + L pozwala na szybkie zakładanie i zdejmowanie filtra na zakresie danych.
Nie każdy wie, że ta opcja pozwala także szybko pozbyć się wszelkich filtrów, jakie założyłeś na różnych kolumnach. Zamiast czyścić filtr z poszczególnych kolumn – po prostu użyj skrótu.
#04 Poruszanie się po zakresie
O tych skrótach zawsze mówię na szkoleniach. CTRL + strzałki kierunkowa: góra, prawo, dół, lewo – pozwolą szybko przemieścić się do skrajnych komórek w kolumnach i wierszach zakresu danych. Opcja niezwykle przydatna, gdy masz do czynienia z tabelą, która np. liczy setki tysięcy wierszy.
#05 Zaznaczanie danych do skrajów zakresu
Zamiast przewijać ekran, męcząc palce i kółko w myszce – używaj skrótów, które pozwalają zaznaczyć cały zakres danych od – do.
CTRL + SHIT + strzałki umożliwiają przyspieszenie operacji szczególnie, gdy używasz takich funkcji jak: SUMA.WARUNKÓW, LICZ.WARUNKI czy WYSZUKAJ.PIONOWO (zaznaczanie tabeli, która jest źródłem danych)
#06 Znajdź pasujące
Prosty ale potrzebny skrót CTRL + F, który umożliwia wyszukiwanie wartości czy tekstów. Wywołując go, pojawi się okno dialogowe: ZNAJDOWANIE I ZAMIENIANIE. I to właśnie kolejny skrót daje nawet więcej możliwości.
#07 Zamień
Kombinacja klawiszy CTRL + H, pozwala zamieniać określone ciągi znaków, czy liczb na inne, wybrane przez Ciebie. Wydawałoby się proste i w sumie mało przydatne. Ale ta funkcjonalność jest podstawą do wielu fajnych i skutecznych sztuczek, które znacząco ułatwiają pracę.
Na przykład wyobraź sobie, że masz formułę w setkach komórek, która odwołuje się do kolumny A i kolejnych wierszy. Z jakieś przyczyny wszystkie te formuły powinny odwoływać się teraz do kolumny B i to jeszcze z adresowaniem mieszanym (znak dolara przed B)
Co zrobić? Użyj CTRL + H i zamień A na $B w zaznaczonym uprzednio zakresie. Voila! 😉
#08 Zacznij nową linię tekstu w komórce
Kilka wierszy w jednej komórce? Żaden problem. Podczas edycji komórki, użyj ALT + ENTER. Rozpoczniesz nową linię tekstu.
Oczywiście, to jak ten tekst będzie w komórce wyglądał, zależy od kilku czynników, takich jak: szerokość kolumny, wysokość wiersza, wielkość czcionki czy tzw. zawijanie tekstu w komórce.
#09/10 Wypełnij w dół lub w prawo
Bardzo pomocne skróty, które pozwalają skopiować zawartość komórki powyżej aktualnie zaznaczonej – CTRL + D, lub zawartość komórki położonej po lewej stronie od obecnie zaznaczonej – CTRL + R.
Co ciekawe, możesz wykorzystać skróty w taki sposób aby skopiować zawartość danej komórki do więcej niż jednej komórki jednocześnie. W taki przypadku, zaznaczasz komórkę źródłową i cały zakres docelowy.
Na przykład, jeśli chcesz skopiować zawartość komórki A1, do 5 komórek poniżej – zaznacz komórki A1:A6 i wciśnij kombinację CTRL + D.
#11 Formatuj co chcesz
Na wstążce masz dostęp do najczęściej używanych opcji formatowania. Czasami jednak, łatwiej będzie wywołać okienko formatowania, niż szukać odpowiedniego polecenia na wstążce. Jeśli skorzystasz ze skrótu CTRL + 1 możesz dostać się do opcji formatowania niemal wszystkiego: od komórki po elementy wykresu.
#12 Edytuj formułę
Formułę w komórce możesz edytować na dwa sposoby: albo dwukrotnie szybko klikasz na komórkę z formułą, albo używasz skrótu F2.
#13 Zmień adresowanie na względne / bezwzględne
Adresowanie względne / bezwzględne zazwyczaj sprawia sporo problemów początkującym adeptom Excela. I nawet gdy już rozumieją zasady i reguły używania tych form adresowania, często marnują niepotrzebnie czas na manualne zmiany adresów.
Klawisz F4, w przypadku gdy edytujesz formułę pozwala Ci bardzo łatwo przełączać się między adresowaniem: względnym, bezwzględnym i mieszanym.
Spróbuj. Wpisz w dowolnej komórce =A2, a następnie naciśnij F4. I jeszcze raz. I jeszcze raz, i kolejny… 😉 Otrzymasz kolejno: $A$2, A$2, $A2, A2.
#14/15 Wstaw / usuń wiersze lub kolumny
Zaznacz jeden lub wiele wierszy / kolumn (tyle ile chcesz wstawić) i użyj skrótu CTRL + SHIFT + +. Pamiętaj, że aby zaznaczyć cały wiersz lub kolumnę – klikasz w numer wiersza lub literę kolumny.
Analogicznie robisz, jeśli chcesz usunąć wiersze / kolumny. Zaznaczasz co chcesz, a następnie klikasz w klawisze CTRL + – (minus)
#16/17 Ukryj / odkryj wiersze lub kolumny
Ukrywanie i odkrywanie kolumn i wierszy jest jeszcze prostsze. Nie musisz bowiem, zaznaczać całego wiersza czy kolumny. Stojąc w dowolnej komórce, bądź mając zaznaczony zakres komórek – użyjesz:
- żeby ukryć kolumny – CTRL + 0,
- aby je odkryć – CTRL + SHIFT + 0,
- żeby ukryć wiersze – CTRL + 9,
- aby wiersze ukryć – CTRL + SHIFT + 9.
#18 Wstaw wykres
Zaznacz zakres danych z których chcesz stworzyć wykres i użyj klawiszy ALT + F1. Wstawisz tym samym wykres osadzony w arkuszu, ze wszystkimi typowymi elementami, jak: tytuł, legenda i osie.
#19 Wstaw autosumowanie
Opcja autosumowania jest bardzo przydatna i nie każdy wie, że można ją wykorzystać na wiele różnych sposobów.
W najprostszej wersji ustawiasz się w komórce poniżej, lub obok danych liczbowych i klikasz ALT + =. Excel domyśla się co chcesz podsumować i automatycznie proponuje zakres. Czasami domyśla się źle 😉
Na przykład, gdy w nagłówku tabeli masz miesiąc oznaczony jako kolejna liczba: 1…12, a poniżej dane, które chcesz podsumować – Excel potraktuję liczbę oznaczającą miesiąc jako daną, którą należy podsumować. W takim przypadku, musisz oczywiście skorygować program.
W wersji bardziej złożonej możesz podsumować jednocześnie kilka, bądź więcej kolumn czy wierszy. Zaznaczasz cały zakres z dodatkowym pustym wierszem (bądź kolumną – jeżeli sumujesz wiele wierszy) na wstawienie sumy i używasz skrótu.
Co więcej, możesz zaznaczyć całą tabelkę z danymi wraz z dodatkowymi pustym wierszem i kolumną. Używając ALT + =, wstawisz jednocześnie sumę dla całej tabeli (każdego wiersza i kolumny)
#20 Wypełnij komórki tą samą wartością
CTRL + ENTER to prosty skrót, który zrobi wrażenie na nieznającym tematu obserwatorze 🙂 Dzięki niemu wypełnisz dowolny zakres komórek tym czym chcesz. Jak? Kolejne kroki:
- Zaznacz interesujący Cię zakres komórek.
- Wpisz co chcesz w nich umieścić.
- Kliknij CTRL + ENTER aby zatwierdzić całość.
Podsumowanie
A teraz obiecana metoda na zapamiętanie tego wszystkiego oraz narzędzie. Zapisując się na newsletter powyżej – otrzymasz:
- PDF ze wszystkimi opisanymi tu skrótami w formie gotowej do wydrukowania i wycięcia,
- Dwa kupony rabatowe…ale pozwól, że będę trochę tajemniczy i nie napiszę na co 😉
Rzucam Ci wyzwanie 😉 Weź jeden skrót na tydzień. Wytnij. Przyklej do monitora. Za każdym razem, gdy będziesz pracować w Excelu – postaraj się go zastosować – gdy tylko będzie to możliwe. Jest duża szansa, że po tygodniu utkwi Ci w pamięci na tyle, że zaczniesz używać regularnie 😉
Być może jakiegoś skrótu zabrakło Ci w tym zestawieniu? Daj proszę znać w komentarzu. Może pdf zostanie w przyszłości poszerzony.
0 Comments