Nie kombinuj – wklej specjalnie!
Na temat kopiowania i wklejania danych w Excelu można by napisać książkę. Albo dwie – jedną o zwykłym, drugą o specjalnym. Kopiowanie w Excelu to nie sztuka – wystarczy zaznaczyć to co chcemy skopiować i wcisnąć na klawiaturze CTRL + C.
Sztuką jest wkleić te dane. Wkleić tak, żeby ich później nie modyfikować przez godzinę. Dajmy więc wykazać się Excelowi i pozwólmy mu zrobić tę pracę za nas.
Zacznijmy od podstawowej różnicy: mamy dwa skróty klawiszowe do wklejania danych. Pierwszy, czyli CTRL + V – pozwoli nam po prostu wkleić wcześniej skopiowane dane. Drugi, czyli CTRL + ALT + V – wywoła okno wklejania specjalnego, które daje możliwość zmodyfikowania wklejanych danych.
Najczęściej korzystamy z dwóch opcji: wklejamy wartości albo formuły. Można i tak. Ale po co potem dodatkowo tracić czas na ustawianie np. formatowania komórek i szerokości kolumn?
Okno wklejania specjalnego wygląda następująco:
Wklejanie specjalnie – podstawy
Zaznaczamy interesujące nas opcje i klikamy przycisk OK. Jak widać mamy cztery sekcje:
- wklej,
- operacja,
- pomijaj puste,
- transpozycja,
- i wklej łącze.
Najlepsza zabawa jest wtedy, gdy połączymy po jednej opcji z każdej sekcji ze sobą np. wklej wartości, wykonując na nich operacje dodawania i transpozycji wklejonych danych.
Trzy opcje z pierwszej sekcji to dla mnie „ułatwiacze” życia – zaznaczając jedną z nich nie musimy męczyć się na nowo z ustawieniem formatowania we wklejonych komórkach:
- wszystko poza obramowaniem – wkleja dane jak przy zwykłym kopiuj – wklej, pomijając ustawienia obramowania komórek,
- szerokość kolumny – wkleja zachowując szerokość kolumn – przydaję się, gdy kopiujemy całą kolumnę, ale chcemy zachować jej pierwotną szerokość,
- formaty – nie kopiuje wartości z komórek, a formatowanie na nich ustawione, czyli np. kolor czcionki, format liczb, obramowanie itp.,
- formuły / wartości i formaty liczb – wraz z zawartością skopiowane zostaną ustawienia dotyczące formatowania liczb, np. liczbowe, data, księgowe.
Wklej specjalnie i operacje matematyczne
Bardzo ciekawą i użyteczną opcją są operacje. Po skopiowaniu i wklejeniu danych w nowy zakres (w którym znajdują się już dane), Excel na danych ze starego zakresu wykonana działanie matematyczne: dodając, odejmując, mnożąc, albo dzieląc wartości z nowego zakresu.
Na przykład – mając ciąg liczb od 1 do 5, i chcąc je wszystkie przemnożyć przez 1,2, możemy skopiować samą wartość 1,2, zaznaczyć interesujący nas zakres i wkleić specjalnie wartość 1,2 zaznaczając operację mnożenia:
Ja dodatkowo wklejając specjalnie zaznaczyłam w pierwszej sekcji „wartości”, aby nie zmieniło się formatowanie danych na pogrubioną czcionkę.
Trudne słowo – „transpozycja”
Równie ciekawe jest wklejanie specjalnie ze „sprawdzaniem poprawności”, czyli np. listy rozwijanej. Najbardziej przydaje się, gdy mamy już arkusz z taką listą, w którym część danych jest uzupełniona, ale w części komórek brakuje nam naszej listy. Po wklejeniu specjalnym ze sprawdzaniem poprawności nie utracimy wcześniej wpisanych danych, a dodamy brakującą listę rozwijaną.
Kolejna opcja to transpozycja, czyli zmiana pozycji np. z wierszy na kolumny. Po wklejeniu danych z zaznaczoną opcją transponuj, zostaną one obrócone o 90 stopni. Mając listę danych ułożonych w kolejnych wierszach, możemy je skopiować i wkleić np. jako nagłówki kolumn:
Opcja „pomijaj puste” jest przydatna, jeśli wklejamy dane w zakres, w którym już jakieś dane się znajdują. Jeśli mamy dane od dwóch osób, które wypełniały tę samą kolumnę, ale w innych wierszach / kolumnach (pozostawiając resztę tabeli „pustą”), po skopiowaniu i wklejeniu danych z zaznaczeniem opcji „pomijaj puste”, Excel nałoży dane z jednej tabeli na drugą:
Aparat fotograficzny w Excelu?
A czy wiecie, że w Excelu można robić zdjęcia? Jest taka funkcjonalność, która nazywa się aparat fotograficzny. Bardzo ułatwia pisanie maili, czy robienie prezentacji 😉
Po zaznaczeniu zakresu danych klikamy na ikonę aparatu, a następnie po kliknięciu w dowolnym miejscu wkleja nam się obraz z danymi. Najlepsze jest to, że ten obraz będzie ciągle połączony z zakresem, który zaznaczyliśmy, czyli jeśli w nim coś zmodyfikujemy, to zmieni się również we wklejonym przez nas zdjęciu.
Ta funkcja jest domyślnie ukryta. Trzeba dostosować wstążkę, aby ją włączyć: OPCJE PROGRAMU EXCEL > DOSTOSOWYWANIE WSTĄŻKI > POLECENIA, KTÓRYCH NIE MA NA WSTĄŻCE.
Podsumowanie
Gorąco Was zachęcam do wklejania danych za pomocą opcji „wklej specjalne” – to naprawdę zaoszczędzi Wam sporo dodatkowej pracy po wklejeniu danych.
Agnieszka Kmieć
Masz problemy z Excelem? Uzyskaj pomoc na grupie Keep Calm And Use Excel.
0 Comments