Minuty czytania: 4

Zobacz jak łatwo możesz zrobić harmonogram w Excelu

Wszyscy mamy ten sam problem. Za dużo do zrobienia, w zbyt krótkim czasie. Jeżeli nie masz dobrego planu działania, prawdopodobnie polegniesz. Dlatego znajomość różnych narzędzi do planowania i zarządzania zadaniami jest taka ważna. W tym artykule dowiesz się jak stworzyć harmonogram w Excelu, który będzie przypominał wykres Gantta, ale…wykresem nie będzie 😉

Jakich narzędzi potrzebujesz?

Zabierając się do pracy, będziemy potrzebować wiedzy o kilku funkcjach i narzędziach:

• funkcji JEŻELI,
• funkcji ORAZ,
• formatowaniu warunkowym,
• formatowaniu dat / komórek.

Funkcje pozwolą nam skonstruować formuły, które w sposób automatyczny będą reagowały na daty jakie przypiszemy przy każdym zadaniu w harmonogramie. Formatowanie warunkowe pozwoli nam odpowiednio pokolorować te komórki, które będą odpowiadały przypisanemu zakresowi dat. A dzięki formatowaniu komórek, całość stanie się przejrzysta i po prostu ładna 😉

Tworzymy harmonogram w Excelu

Nasz harmonogram będzie umożliwiał wpisywanie zadań w kolejnych wierszach. Do każdego zadania będziemy przypisywać:

• datę startu zadania,
• datę planowanego zakończenia zadania,

Dalej musimy stworzyć linię czasu (kalendarz) oraz mechanizmy, które będą kolorowały te komórki, które odpowiadają wskazanemu zakresowi dat. Efekt końcowy powinien być taki:

Poniżej 11 kroków, które nas do tego doprowadzą.

Przygotuj szablon

• Tworzymy ogólny szablon dla naszego narzędzia, wypełniając nagłówki i dostosowując go wizualnie do naszych potrzeb i gustu. Stąd możesz pobrać plik z tej fazy.

• Robimy naszą oś czasu. Dla lepszego zobrazowania całego mechanizmu, przyjmijmy że daty będą się zmieniać co 1 dzień. W tym celu:

1. Wpisujemy datę początkową (np. początek roku)
2. Wprowadzamy formułę, która będzie dodawała 1 dzień do daty w poprzedniej komórce
3. Przeciągamy formułę na taki zakres jaki nas docelowo interesuje

• Teraz zmieniamy orientację tekstu z poziomej na pionową.

• Możemy też zastosować inny format daty, np. dd mmm. Na koniec dostosowujemy szerokość kolumn.

Stwórz formuły

• Czas na formuły. Idea jest następująca: każda komórka, która będzie zawierała się w zakresie dat od-do dla zadania, powinna przyjmować określoną wartość – powiedzmy 1. Dzięki temu, bardzo łatwo – dzięki formatowaniu warunkowemu – automatycznie pokolorujemy te komórki. Zaczynamy od komórki I7.

Zapiszemy:

=ORAZ(I$5>=$C7;I$5<=$D7)

1. Data od musi być mniejsza lub równa od daty z kalendarza dla aktualnej komórki
2. Data do musi być większa lub równa od daty z kalendarza dla aktualnej komórki

Innymi słowy, aktualna komórka musi zawierać się pomiędzy datami naszego zadania. W wyniku tej formuły otrzymamy PRAWDĘ lub FAŁSZ.

• Moglibyśmy co prawda to tak zostawić i już przejść do kolejnego kroku, ale dodamy jeszcze funkcję JEŻELI, żeby zamiast PRAWDA/FAŁSZ pojawiały nam się odpowiednio 1/0. Ostatecznie funkcja będzie miała postać:

=JEŻELI(ORAZ(I$5>=$C7;I$5<=$D7);1;0)

Zrób formatowanie warunkowe

• Po skopiowaniu formuły na wszystkie komórki w interesującym nas zakresie, zaznaczamy wszystko i na wstążce głównej wybieramy FORMATOWANIE WARUNKOWE > NOWA REGUŁA > FORMATUJ TYLKO KOMÓRKI ZAWIERAJĄCE.

• Zgodnie ze zdefiniowaną przez nas formułą, chcemy aby formatowane były komórki, które zawierają cyfrę 1.

• Wybierzmy dowolny kolor tła i identyczny kolor czcionki. W przeciwnym razie nie uzyskamy efektu jednolitego, kolorowego paska.

Efekt końcowy

• Pozostaje nam ukryć zera w tych komórkach, które nie powinny być kolorowane. Użyjemy najprostszego sposobu – wybierzemy białą czcionkę dla całego zakresu.

• Wpisujemy przykładowe zadanie z datami i powinniśmy uzyskać taki efekt:

Harmonogram w wersji zaawansowanej

Harmonogram w Excelu (wykres Gantta) możesz stworzyć jako normalny wykres. Ale o tym w innym artykule. 

Natomiast w zaawansowanej wersji harmonogramu potrzebujemy procentu realizacji danego zadania. Po wpisaniu odpowiedniej wartości, powinniśmy uzyskać coś w rodzaju paska postępu. Będzie on pokazywał jak daleko zaawansowani w projekcie czy zadaniu jesteśmy.

Spróbuj sam przeanalizować jak rozwiązałem temat procentu realizacji zadania. To oczywiście nie jedyne możliwe rozwiązanie, więc jeśli masz inny pomysł – koniecznie podziel się nim w komentarzu.

A do czego Ty wykorzystasz harmonogram?

---

Masz problemy z Excelem? Uzyskaj pomoc na grupie Keep Calm And Use Excel.