fbpx
Minuty czytania: 4

Zobacz jak łatwo możesz zrobić harmonogram w Excelu

Wszyscy mamy ten sam problem. Za dużo do zrobienia, w zbyt krótkim czasie. Jeżeli nie masz dobrego planu działania, prawdopodobnie polegniesz. Dlatego znajomość różnych narzędzi do planowania i zarządzania zadaniami jest taka ważna. W tym artykule dowiesz się jak stworzyć harmonogram w Excelu, który będzie przypominał wykres Gantta, ale…wykresem nie będzie 😉

Jak zrobić harmonogram w Excelu - zegary

Jakich narzędzi potrzebujesz?

Zabierając się do pracy, będziemy potrzebować wiedzy o kilku funkcjach i narzędziach:

Funkcje pozwolą nam skonstruować formuły, które w sposób automatyczny będą reagowały na daty jakie przypiszemy przy każdym zadaniu w harmonogramie. Formatowanie warunkowe pozwoli nam odpowiednio pokolorować te komórki, które będą odpowiadały przypisanemu zakresowi dat. A dzięki formatowaniu komórek, całość stanie się przejrzysta i po prostu ładna 😉

Tworzymy harmonogram w Excelu

Nasz harmonogram będzie umożliwiał wpisywanie zadań w kolejnych wierszach. Do każdego zadania będziemy przypisywać:

  • datę startu zadania,
  • datę planowanego zakończenia zadania,

Dalej musimy stworzyć linię czasu (kalendarz) oraz mechanizmy, które będą kolorowały te komórki, które odpowiadają wskazanemu zakresowi dat. Efekt końcowy powinien być taki:

Poniżej 11 kroków, które nas do tego doprowadzą.

Przygotuj szablon

  • Tworzymy ogólny szablon dla naszego narzędzia, wypełniając nagłówki i dostosowując go wizualnie do naszych potrzeb i gustu. Stąd możesz pobrać plik z tej fazy.
Jak zrobić harmonogram w Excelu - szablon wstępny
  • Robimy naszą oś czasu. Dla lepszego zobrazowania całego mechanizmu, przyjmijmy że daty będą się zmieniać co 1 dzień. W tym celu:
Jak zrobić harmonogram w Excelu - daty w nagłówku
  1. Wpisujemy datę początkową (np. początek roku)
  2. Wprowadzamy formułę, która będzie dodawała 1 dzień do daty w poprzedniej komórce
  3. Przeciągamy formułę na taki zakres jaki nas docelowo interesuje
  • Teraz zmieniamy orientację tekstu z poziomej na pionową.
Jak zrobić harmonogram w Excelu - zmiana orientacji czcionki
  • Możemy też zastosować inny format daty, np. dd mmm. Na koniec dostosowujemy szerokość kolumn.
Jak zrobić harmonogram w Excelu - zmiana formatu daty

Stwórz formuły

  • Czas na formuły. Idea jest następująca: każda komórka, która będzie zawierała się w zakresie dat od-do dla zadania, powinna przyjmować określoną wartość – powiedzmy 1. Dzięki temu, bardzo łatwo – dzięki formatowaniu warunkowemu – automatycznie pokolorujemy te komórki. Zaczynamy od komórki I7.

Zapiszemy:

=ORAZ(I$5>=$C7;I$5<=$D7)

  1. Data od musi być mniejsza lub równa od daty z kalendarza dla aktualnej komórki
  2. Data do musi być większa lub równa od daty z kalendarza dla aktualnej komórki

Innymi słowy, aktualna komórka musi zawierać się pomiędzy datami naszego zadania. W wyniku tej formuły otrzymamy PRAWDĘ lub FAŁSZ.

  • Moglibyśmy co prawda to tak zostawić i już przejść do kolejnego kroku, ale dodamy jeszcze funkcję JEŻELI, żeby zamiast PRAWDA/FAŁSZ pojawiały nam się odpowiednio 1/0. Ostatecznie funkcja będzie miała postać:

=JEŻELI(ORAZ(I$5>=$C7;I$5<=$D7);1;0)

Jak zrobić harmonogram w Excelu - formuła JEŻELI, ORAZ

Zrób formatowanie warunkowe

  • Po skopiowaniu formuły na wszystkie komórki w interesującym nas zakresie, zaznaczamy wszystko i na wstążce głównej wybieramy FORMATOWANIE WARUNKOWE > NOWA REGUŁA > FORMATUJ TYLKO KOMÓRKI ZAWIERAJĄCE.
Jak zrobić harmonogram w Excelu - formatowanie warunkowe
  • Zgodnie ze zdefiniowaną przez nas formułą, chcemy aby formatowane były komórki, które zawierają 1.
Jak zrobić harmonogram w Excelu - formatowanie warunkowe, komórki zawierające
  • Wybierzmy dowolny kolor tła i identyczny kolor czcionki. W przeciwnym razie nie uzyskamy efektu jednolitego, kolorowego paska.
Jak zrobić harmonogram w Excelu - formatowanie warunkowe, zmiana kolorów

Efekt końcowy

  • Pozostaje nam ukryć zera w tych komórkach, które nie powinny być kolorowane. Użyjemy najprostszego sposobu – wybierzemy białą czcionkę dla całego zakresu.
Jak zrobić harmonogram w Excelu - formatowanie komórek
  • Wpisujemy przykładowe zadanie z datami i powinniśmy uzyskać taki efekt:
Jak zrobić harmonogram w Excelu - po wpisaniu daty końcowej

Harmonogram w wersji zaawansowanej

Harmonogram w Excelu (wykres Gantta) można oczywiście stworzyć jako normalny wykres. Ale o tym w innym artykule


Chcesz darmowy szablon Excel do prowadzenia projektów i śledzenia zadań?


Natomiast w zaawansowanej wersji harmonogramu potrzebujemy procentu realizacji danego zadania. Po wpisaniu odpowiedniej wartości, powinniśmy uzyskać coś w rodzaju paska postępu. Będzie on pokazywał jak daleko zaawansowani w projekcie czy zadaniu jesteśmy.

Taką zaawansowaną wersję możesz otrzymać zapisując się na newsletter. Spróbuj sam przeanalizować jak rozwiązałem temat procentu realizacji zadania. To oczywiście nie jedyne możliwe rozwiązanie, więc jeśli masz inny pomysł – koniecznie podziel się nim w komentarzu.

A do czego Ty wykorzystasz harmonogram?


Masz inne problemy z Excelem? Zapraszam Cię na grupę – Keep Calm And Use Excel na Facebooku. To miejsce, w którym pomagamy sobie nawzajem w codziennych wyzwaniach z Excelem 😉



2 Komentarze

Agnieszka Adamowska · 22 marca 2019 o 11:37

Bardzo pomocny artykuł! Wszystko idealnie wytłumaczone. Pozdrawiam serdecznie

    Łukasz Pietrzak · 22 marca 2019 o 11:41

    Dziękuję Agnieszka 🙂 Takie komentarze sprawiają, że chce się robić więcej!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *