fbpx
Minuty czytania: 4

Ochrona arkusza i skoroszytu. Zabezpiecz swoją pracę.

Masz to! Po wielu godzinach pracy, przygotowałeś świetny szablon budżetowy. Za chwilę roześlesz go do kolegów, aby wprowadzili do niego dane. Gdy plik wróci do Ciebie, będziesz mógł zająć się dalszymi analizami. O ile będziesz miał szczęście…

Koledzy mogą mieć swoje pomysły na wypełnienie arkusza. Mogą wprowadzić dane w miejscach i formacie, który kompletnie nie będzie Ci odpowiadał. A jak wiadomo, Polacy to bardzo kreatywny naród 😉

Jednak jest na to rada! Musisz się zabezpieczyć…a raczej zabezpieczyć efekty swojej pracy. Na przykład używając takich narzędzi jak ochrona arkusza czy ochrona skoroszytu.

Ochrona arkusza. Uzbrojeni ochroniarze

Ochrona arkusza: przygotowania

Aby zrozumieć jak działa ochrona arkusza, kluczowym jest, abyś zrozumiał jak działa właściwość ZABLOKUJ na karcie OCHRONA, w menu FORMATOWANIE KOMÓREK. Każda z komórek może mieć jedną z dwóch właściwości: może być zablokowana lub niezablokowana.

Ochrona arkusza. Blokowanie komórek na karcie Ochrona.

Jeżeli zaznaczysz „ptaszek” – czyli zabezpieczysz komórkę – to spowodujesz, że ta komórka będzie „reagowała” na ustawienia ochrony arkusza jakie wprowadzisz.

W przeciwnym przypadku – braku zaznaczonego „ptaszka” – komórka nie będzie zablokowana, co oznacza że żadne ustawienia ochrony arkusza nie będą na nią wpływały. Innymi słowy – każdy będzie mógł w dowolny sposób modyfikować tę komórkę – nawet jeżeli wprowadzisz ustawienia ochrony arkusza.

Standardowe ustawienie każdej komórki w nowo tworzonym arkuszu, wygląda jak na powyższym obrazku. Komórka jest zablokowana, ale nie ukryta.

No właśnie. Opcja UKRYJ pozwoli Ci na ukrycie formuły w danej komórce. Jednak podobnie jak w przypadku ZABLOKUJ, opcja będzie skuteczna jeżeli zastosujesz ochronę arkusza. Wartość komórki (wynik formuły) pozostaje oczywiście widoczna.

Przygotowanie Twojego arkusza będzie zatem polegało na:

  • pozostawieniu opcji ZABLOKUJ dla wszystkich komórek, które mają być chronione przed modyfikacją,
  • odznaczeniu (zdjęciu ochrony) opcji ZABLOKUJ dla wszystkich komórek, które mogą być modyfikowane, pomimo wprowadzenia ochrony arkusza.

Przykład formularza, z wykorzystaniem opisywanych opcji znajdziesz na poniższym filmie.

Ochrona arkusza: opcje

Jeżeli odpowiednio zmodyfikowałeś właściwości komórek, możesz wprowadzić właściwą ochronę arkusza. Odpowiednią opcję znajdziesz na wstążce RECENZJA w sekcji ZMIANY.

Opcja chroń arkusz na wstążce Recenzja.

Po kliknięciu w CHROŃ ARKUSZ, zobaczysz nowe okno dialogowe, gdzie możesz zdecydować o:

  • haśle, które będzie chroniło przed zmianami w ustawieniach ochrony (pozostawienie pustego pola spowoduje, że arkusz będzie chroniony ale będzie można wyłączyć ochronę bez podawania hasła),
  • sposobie w jaki arkusz ma być chroniony, czyli jakie modyfikacje arkusza (zablokowanych komórek) będą możliwe, a jakie nie.
Okno dialogowe "Chronienie arkusza"

Poniżej znajdziesz wszystkie opcje z których możesz skorzystać, z krótkim wyjaśnieniem jak działają. Pamiętaj, że zaznaczając „ptaszkiem” przy danej opcji pozwalasz użytkownikowi na daną czynność. Dalszy opis będzie dotyczył sytuacji, kiedy każda z opcji jest odznaczona.

  1. Zaznaczanie zablokowanych komórek – użytkownik nie będzie mógł zaznaczać / aktywować komórek ze statusem zablokowana.
  2. Zaznaczanie odblokowanych komórek – użytkownik nie będzie mógł zaznaczać / aktywować także komórek odblokowanych.
  3. Formatowanie komórek – nie będzie możliwe jakiekolwiek formatowanie komórek, w tym formatowanie warunkowe.
  4. Formatowanie kolumn i wierszy – nie będzie formatowanie kolumn i wierszy, np. zmiana szerokości, wysokości czy ukrywanie.
  5. Wstawianie kolumn i wierszy – nie będzie możliwe.
  6. Wstawianie hiperłączy – nie będzie można wstawić hiperłącza, nawet do niezablokowanych komórek.
  7. Usuwanie kolumn i wierszy – nie będzie możliwe.
  8. Sortowanie – nie będzie możliwe, także w przypadku sortowania zakresów z zablokowanymi komórkami – nawet jeżeli opcja będzie zaznaczona.
  9. Używanie Autofiltru – zmiana filtru nie będzie możliwa oraz nie można zastosować opcji Autofiltru, nawet jeżeli opcja będzie zaznaczona.
  10. Używanie raportów w formie tabeli przestawnej – nie będzie możliwa zmiana i odświeżanie istniejących tabel przestawnych, ani tworzenie nowych.
  11. Edytowanie obiektów – nie będzie możliwa zmiana takich elementów jak: mapy, wykresy, kształty, kontrolki. Nie będzie można dodać lub edytować komentarzy.
  12. Edytowanie scenariuszy – nie będzie możliwa edycja i usuwanie scenariuszy.

Ochrona skoroszytu

Kolejną ważną opcją ochrony jest ochrona skoroszytu. Przy czym, jest to opcja mniej skomplikowana. Odpowiednie polecenie znajduje się również na karcie RECENZJA, w sekcji ZMIANY.

Opcja chroń skoroszyt.

Ochrona skoroszytu pozwoli Ci zabezpieczyć plik w taki sposób, że na arkuszu nie będą możliwe takie operacje jak: dodawanie nowych arkuszy, usuwanie istniejących, zmiana ich nazwy czy też wyświetlanie ukrytych arkuszy.

Jak zdjąć ochronę arkusza z hasłem

No cóż…najlepiej znać hasło 🙂 W takim przypadku, po prostu wybierasz opcję NIE CHROŃ ARKUSZA na karcie RECENZJA, wpisujesz hasło i voilà!

Co jednak, gdy zapomniałeś hasła? Możesz skorzystać z możliwości pokazanej na poniższym filmie. Musisz wykorzystać do tego zewnętrzne narzędzie, która pozwala na otwieranie plików zip. Przykładowo, może to być darmowy program 7-Zip

Metoda pozwala dostać się do struktury plików Excela i usunąć fragment dotyczący ochrony arkusza. Do tej operacji wystarczy Ci zwykły windowsowy Notatnik. Musisz poszukiwać fragmentu, który zaczyna się tak: ” <sheetProtection algorithmName= ….>”


Chcesz darmowy szablon Excel do prowadzenia projektów i śledzenia zadań?


Podsumowanie

Mam nadzieję, że teraz Twoje narzędzia będą lepiej chronione przed przypadkowymi zmianami i kreatywnym podejściem kolegów 😉 Warto wykorzystywać opisane funkcjonalności, ponieważ przy dużej ilości danych i plików łatwo przeoczyć przypadkowy błąd, który przecież może mieć fatalne skutki dla Ciebie i firmy.

Z drugiej strony, w sytuacji kiedy zapomnisz hasła – nie pozostajesz bezradny. Metoda pokazana na filmie powinna pomóc. Nie jest najprostsza, więc jeżeli będziesz miał kłopoty – napisz w komentarzu.


Masz problemy z Excelem? Uzyskaj pomoc na grupie Keep Calm And Use Excel.


5 Komentarzy

Tomek · 25 września 2019 o 07:49

Bardzo ciekawy fragment jak zdjąć hasło za pomocą zamiany na zip. Prawie jak hakowanie 😉 może się przydać!

    Łukasz Pietrzak · 1 października 2019 o 16:33

    Nie docierały do mnie powiadomienia o komentarzach, stąd moje milczenie. Tak, przy tej metodzie można się poczuć jak haker 😉

Zibi · 16 lutego 2020 o 11:40

Nie trzeba być hakerem by zdjąć hasła z arkuszy i skoroszytu…
Plik z Excel 2016.
Wszystkie arkusze zabezpieczone hasłem.
Skoroszyt też.
Użytkownik nie może nic odkryć, ukryć, usuwać, kopiować arkuszy i je przenosić.
Nie może wstawiać wierszy i kolumn.
Może tylko poruszać się pomiędzy arkuszami, wpisywać wszystkie potrzebne swoje dane i otrzymywać wyniki.
Nie widzi żadnych formuł.
Plik do otwarcia nie ma hasła, bo Klient musi mieć dostęp do swoich danych, wprowadzanych codziennie.

I teraz wystarczy ten plik otworzyć w Excel 2007.
Sprawdzam czy mogę odblokować arkusze…
Tak. Są zablokowane ale nie potrzebuje hasła by zdjąć ochronę. Tak samo blokada skoroszytu. Nie ma już hasła i wystarczy kliknąć „Nie chroń skoroszytu”.
Zapisuję plik i otwieram w Excel 2016.
Wszystkie arkusze, by je odblokować, nie potrzebują hasła.
Dziękuję za uwagę

    Łukasz Pietrzak · 17 lutego 2020 o 16:27

    Zibi dzięki za tipa. Nie dysponuję wersją 2007 ale jak będę miał okazję to sprawdzę. Rozszerzenie pliku to xls?

      Zibi · 22 lutego 2020 o 20:35

      Pliki z Excel 2016 z rozszerzeniem xlsx

      Jak muszę dopisać formuły to szybciej mi jest zdjąć hasła moją metodą w Excel 2007, zapisanie wyników i otwarcie w Excel 2016.
      Jako ciekawostkę dodam, ze 2007 nie widzi pewnych formuł zastosowanych w 2016 ale nie kasuje ich i po ponownym otwarciu w 2016 wszystko działa.

      Microsoft na swoich stronach uczciwie pisze, że zabezpieczenia arkuszy i skoroszytu nie są zabezpieczeniem tylko taką ochroną, by czegoś nie zepsuć, nie skasować przez przypadek.
      Nie mniej jednak jest niedosyt i obawa przed rozpracowaniem napisanego programu 😉

      A silnik programu jest coraz mocniejszy.

      Podstawą są dynamiczne hyperlinki do poruszania się po programie oraz formatowanie warunkowe które wizualnie pomaga ogarnąć dużą ilość danych i ich poprawne wpisanie w ściśle określonych dynamicznie zmieniających się miejscach i kolejności jak też prezentację oraz zliczanie i sumowanie obliczonych danych.

      Te moje dynamiczne hyperlinki budują się same w zależności od decyzji Użytkownika pomagając zlokalizować potrzebne dane.
      Złe wpisanie danych uniemożliwia przejście dalej. Program podpowiada co zrobiono źle i co powinno się poprawić i gdzie.

      Hyperlinki mogą być wykorzystane do „zabezpieczenia” działania arkuszy w zabezpieczonych arkuszach bez hasła ( bo te i tak można jak wiemy usunąć… ).

      To takie moje marzenie zabezpieczyć bez zabezpieczenia hasłem…

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *