To co niewidzialne dla oczu, czyli grupowanie i ukrywanie wierszy i kolumn
Zacznę od kwestii oczywistej. Każdy arkusz składa się z wierszy i kolumn. Czasem jest ich całe mnóstwo. Wypełnionych cyferkami tak, że od samego patrzenia może rozboleć głowa. Trudno wtedy zrozumieć co autor chciał nam przekazać. Dojście do jednej kluczowej kolumny wymaga wykonania szeregu obliczeń, które odbiorcę nie interesują – liczy się wynik. Receptą na informacyjny atak migreny jest grupowanie i ukrywanie części wierszy i kolumn.
Grupowanie i ukrywanie – podstawowe różnice
Na zasadniczą różnicę pomiędzy tymi dwoma funkcjonalnościami wskazuje ich nazwa. Ukryć, czyli coś schować. Ukrywanie jest przydatne, kiedy nie będziemy często zaglądać do ukrytych danych. Czasem przydaje się także, gdy tylko na chwilę chcemy oczyścić sobie widok z nadmiaru danych.
Grupowanie to zebranie wierszy i kolumn w logicznie połączone zbiory. Przydaje się w sytuacji, gdy w pierwszej kolumnie znajdują się kategorie, które w następnych kolumnach posiadają swoje przypisania np. w czasie. Nie musimy wtedy przewijać paska widoku, aby zobaczyć co znajduje się w ostatniej kolumnie. Jest też dużo przyjemniejsze w obsłudze niż przykładanie tradycyjnej linijki do ekranu komputera : )
Ukrywanie wierszy i kolumn
Jak zastosować każdą z tych funkcjonalności opowiem Wam na przykładzie. Wyobraźmy sobie trzy studentki, które wynajmują wspólnie mieszkanie. W wyniku wielu dyskusji na temat wykonywania obowiązków domowych, wspólnie postanowiły stworzyć w Excelu tabelę podziału obowiązków na każdy miesiąc roku akademickiego. Wstępnie tabela wyglądała tak:
Mamy dwa rodzaje obowiązków: tygodniowe i miesięczne. Dla każdego z nich istnieje komórka pozwalająca wpisać osobę, która jest odpowiedzialna za wykonanie jednej z czynności (zgodnie z legendą). Po wypełnieniu w ten sposób pierwszych dwóch miesięcy tabela wygląda następująco:
Gdy widzimy tylko pierwsze trzy miesiące tabela staje się dużo bardziej czytelna. Nasze bohaterki korzystając z harmonogramu czasami będą chciały spojrzeć na obowiązki miesięczne, a czasami zobaczyć rozkład tygodniowy w danym miesiącu. Innym razem mogą spojrzeć na zadania przypisane w danej kategorii.
Stworzenie takiego układu danych umożliwi nam grupowanie. Ukrywanie zastosujemy w przypadku legendy. Przy trzech osobach korzystających z pliku legenda nie musi być cały czas widoczna. Może się jednak okazać przydatna w przyszłości, gdy zmieni się skład osób wynajmujących mieszkanie.
Najpierw zajmiemy się ukryciem legendy. Ze względu na to, że te dane są raczej rzadko wyświetlane, ukryjemy pierwsze cztery wiersze arkusza. Jak to zrobić? Musimy zaznaczyć całe wiersze klikając lewym przyciskiem myszy. Po zaznaczeniu klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję UKRYJ.
Pierwsze cztery wiersze są ukryte (na pasku z brzegu arkusza, na którym znajdują się numery wierszy, nie mamy już cyfry „1”, a pojawiła się cyfra „5”). Spojrzenie na oznaczenie numeracji wiersza lub kolumny to jeden ze sposób, aby na szybko sprawdzić czy ktoś czegoś przed nami nie ukrył : ) Drugim sposobem jest odkrycie wszystkich ukrytych kolumn i wierszy. Aby to zrobić, zaznaczamy wszystko, a następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcje ODKRYJ.
W podobny sposób moglibyśmy ukryć poszczególne obowiązki tygodniowe dla danych miesięcy. Jest tylko jedno „ale” – za każdym razem, gdy ktoś będzie chciał spojrzeć na obowiązki tygodniowe, będzie musiał zaznaczyć kolumny z wybranych dwóch miesięcy i kliknąć ODKRYJ.
Takie rozwiązanie jest ok, ale (zawsze jest jakieś „ale”) nie jest najlepsze, jeśli dziewczyny będą chciały często ukrywać i odkrywać tygodniowe przypisania. Tutaj dużo bardziej sprawdzi się grupowanie. Jak to zrobić?
Grupowanie wierszy i kolumn
Zaznaczymy wiersze / kolumny, które chcemy zgrupować, a następnie klikamy GRUPUJ na wstążce DANE w sekcji KONSPEKT. Nad zgrupowanymi danymi pojawi się linia zakończona przyciskiem ze znakiem minus.
Niestety nie ma możliwości zgrupowania kilku zakresów jednocześnie, więc musimy robić to osobno dla każdego miesiąca. To samo zrobimy z kategoriami sprzątania.
Następnie zaznaczamy cały arkusz (symbol w prawym górnym roku, zaznaczony na obrazku poniżej czerwoną ramką) albo jeden z zakresów i wybieramy opcję UKRYJ SZCZEGÓŁY.
Efekt jest następujący.
Klikając w odpowiedni „plus” możemy zobaczyć dane dla tygodni w pojedynczym miesiącu albo obowiązki znajdujące się w danej kategorii. Musimy jednak pamiętać, że „plusiki” są przesunięte o jeden miesiąc. Spokojnie, nie musi tak zostać : ) Jeśli wydarzy nam się taka wpadka najprościej będzie zmienić etykiety miesięcy (w tym przypadku nie jest to tak duży problem, wystarczy zrobić proste Kopiuj – Wklej i zmienić zakresy w formułach sprawdzających). Warto pamiętać na przyszłość – „plus” pojawi się zawsze o jedną kolumnę / wiersz dalej niż zgrupowany obszar. Jeśli będziemy o tym pamiętać przygotowując tabelę z danymi to zaoszczędzi nam dodatkowej pracy.
Po rozwinięciu kategorii oraz danych tygodniowych dla dwóch miesięcy będziemy mieć taki widok.
Podsumowanie
W ramach podsumowania proponuje abyście cofnęli się do obrazka z początku artykułu i zobaczyli co jest bardziej czytelne oraz funkcjonalne : ) Moim zdaniem, ukrycie części informacji i pogrupowanie danych (jeśli ma to logiczny sens), w dużym stopniu poprawia czytelność arkusza kalkulacyjnego.
Agnieszka Kmieć
Masz problemy z Excelem? Uzyskaj pomoc na grupie Keep Calm And Use Excel.
0 Comments