Napisz swój własny scenariusz w Excelu

Z tego artykułu dowiesz się jak stworzyć scenariusz w Excelu. Oczywiście nie filmowy 🙂 Na przykładzie planowania budżetów, pokażę Ci jak szybko sprawdzić różne wersje takich budżetów. Dzięki temu, będziesz mógł sprawnie analizować różne warianty i wybrać taki, który będzie najbardziej efektywny.

Scenariusze budżetowe

Załóżmy, że Twoim celem będzie ustalenie budżetów wynagrodzeń dla poszczególnych działów przykładowej firmy. Masz przygotowaną tabelę z aktualnymi wartościami wynagrodzeń (ostatni rok) oraz planem na kolejny rok.

Jednak, chciałbyś w miejscu planu wprowadzać różne wartości, aby później wybrać najbardziej optymalny wariant. Po wprowadzeniu danych będą aktualizowane także inne obliczenia, czyli: odchylenie wartościowe i procentowe. Całość „ubierzesz” w dashboard, np. taki jak poniżej.

Tworzenie scenariuszy

Zatem przejdźmy do tworzenia scenariuszy. Chcesz przeanalizować trzy rodzaje budżetów. Stworzysz scenariusz za każdego z nich. W każdym, będą różne wartości dla poszczególnych działów.

Aby utworzyć scenariusz przejdź na DANE > ANALIZA WARUNKOWA > MENEDŻER SCENARIUSZY. Otworzy się okienko dialogowe, które umożliwi Ci wprowadzanie różnego rodzaju scenariuszy.

W pierwszym scenariusz zakładasz, że budżet będzie na poziomie wykonania. Użyj przycisku DODAJ i wprowadź nazwę scenariusza – “Budżet nr. 1”. Następnie wskaż zakres zmiennych komórek. Będą to te komórki, których zawartość będzie się zmieniała w zależności od scenariusza.

Teraz możesz wprowadzić wartości dla poszczególnych działów. Jak wspomniałem – w tym scenariuszu będą to wartości z aktualnego roku.

Możesz wprowadzić kolejne scenariusze, czyli budżety nr. 2, 3 i 4. Nie jesteś „skazany” tylko na ręczne wprowadzanie wartości scenariuszy. Możesz również wprowadzać dane za pomocą formuł.

Na przykład, jeśli chcesz aby w scenariuszu 2 – budżet był większy od aktualnego wykonania o 10%, wpisz:

=C31*1,1

Czyli, komórkę z wykonaniem dla Działu Finansowego (C31) przemnażasz przez 1,1 (co oczywiście daje wartość o 10% wyższą) Podobnie możesz zrobić z kolejnymi wartościami.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wprowadzać różne formuły dla różnych działów, czy stosować „styl mieszany” – to znaczy, że część wartości wprowadzisz ręcznie, a część za pomocą formuł.

Po wprowadzeniu danych, do wszystkich scenariuszy możesz swobodnie przełączać się pomiędzy scenariuszami – pokazując wpływ wybranego wariantu na Twoim dashboardzie. Po prostu zaznacz dany scenariusz i kliknij przycisk POKAŻ.

Możesz również stworzyć w menu górnym zakładkę, gdzie będziesz mógł przełączać się pomiędzy różnego rodzajami budżetami. Takie rozwiązanie znajdziesz w pliku do artykułu (patrz niżej)

Scenariusz w Excelu – podsumowanie

Oglądanie wyników każdego ze scenariuszy na pewno jest użyteczne. Ale co jeśli chciałbyś zobaczyć naraz wszystkie scenariusze (budżety)? Tu również menedżer scenariuszy przyjdzie Ci z pomocą. Możesz zrobić podsumowanie wszystkich budżetów i pokazać je w jednej tabeli. Oczywiście nie ręcznie.

Ponownie przejdź do DANE > ANALIZA WARUNKOWA > MENEDŻER SCENARIUSZY i kliknij w przycisk PODSUMOWANIE.  Masz do wyboru czy chcesz zobaczyć podsumowanie w formie tabeli przestawnej, czy też w formie „zwykłej tabeli”. Następnie decydujesz, które komórki to “Komórki wynikowe”. To znaczy, musisz wskazać ten zakres komórek, który reprezentuje wyniki dla Ciebie istotne z punktu widzenia analizowanego tematu. W poniższym przykładzie to kolumna z „Odchyleniem”, a więc różnicą między budżetem, a obecnym wykonaniem.

Powyżej widzisz podsumowanie scenariuszy w formie „zwykłej tabeli” . Od razu widać wszystkie budżety równocześnie oraz bieżące wartości (wykonanie).  Oczywiście widzisz również odchylenia od wykonania dla każdego budżetu, czyli to na czym nam najbardziej zależało w tym przykładzie.

Podsumowanie

Jak widzisz stworzenie takiego raportu ze scenariuszami nie jest szczególnie czasochłonne. Natomiast pozwala na szybką analizę różnych wariantów i wybór najlepszego.

Jeżeli ta wiedza Ci się przydała – udostępnij proszę artykuł swoim znajomym w mediach społecznościowych. Dla nas to najlepsza nagroda za pracę włożoną w przygotowanie artykułu i filmu.