Minuty czytania: 3

Wypełnianie błyskawiczne, czyli jak przyspieszyć pracę w Excelu?

Jak często w swojej pracy musisz rozdzielać dane z jednej kolumny na kilka? A może szukasz najszybszego sposobu, aby z jednego zestawu danych stworzyć nowy? Na przykład masz imię i nazwisko pracownika, ale chciałbyś z nich stworzyć firmowy adres e-mail.

Nie musisz znać narzędzi takich jak POWER QUERY, czy złożonych formuł. Wystarczy, że zastosujesz wypełnianie serią, czy też wypełnianie błyskawiczne [ang. flash fill]

Jak rozdzielić imię i nazwisko do osobnych kolumn

Jeśli pracujesz na danych z różnych systemów, np. takich jak SAP to pewnie musisz łączyć dane z kilku kolumn do jednej lub odwrotnie – musisz rozdzielić dane do osobnych kolumn. Dobrym przykładem jest tutaj imię i nazwisko pracownika, znajdujące się w jednej kolumnie, które trzeba rozdzielić do niezależnych kolumn.

Wykorzystuj wypełnianie błyskawiczne. To narzędzie, które rozpoznaje wzorzec jakiego użyłeś wpisując dane do komórki. Wystarczy, że wpiszesz tylko jedno imię, skopiujesz dane w dół, a następnie użyjesz wypełniania błyskawicznego.

Jak widzisz, w przypadku uzupełniania nazwiska nie musiałem nawet klikać w polecenie wypełnianie błyskawiczne. Wystarczyło, że wpisałem dane w dwóch kolejnych komórkach i Excel sam podpowiedział właściwy wzorzec. Ja tylko potwierdziłem klawiszem Enter.

Analogicznie możesz łączyć ze sobą dane z osobnych kolumn.

Jak stworzyć adres e-mail z imienia i nazwiska

Służbowe adresy e-mail najczęściej mają formę imię.nazwisko@nazwa-firmy.pl lub pochodne. Jeżeli dysponujesz tylko imieniem i nazwiskiem pracownika i znasz wzorzec wg, którego tworzony jest adres e-mail – szybko stworzysz kompletną bazę adresów poczty elektronicznej.

W tym przypadku, użyłem skrótu klawiszowego CTRL + E.

Jakimś ograniczeniem mogą polskie znaki. W adresie e-mail nie występują, a próba zastąpienia ich literami „bez ogonków” nie będzie skuteczna, bo Excel potraktuje to jako wzorzec do wykorzystania także w przypadkach, na których niekoniecznie nam zależy.

Jak zamienić imię i nazwisko na pisane z wielkiej litery

Jeszcze innym problemem mogą być imiona i nazwiska pracowników (bądź dowolne, inne dane) pisane w różnorodny sposób – raz wielką, a raz małą literą.

W tym przypadku, wpisałem dane do dwóch komórek, aby Excel rozpoznał prawidłowy wzorzec Nazwisko Imię.

Jak wyciągnąć inicjały albo kod produktu

Kolejnym sposobem na wykorzystanie wypełniania błyskawicznego jest wyciągnięcie inicjałów imienia i nazwiska, ale także np. kodu produktu.

W tym drugim przypadku, weź taki przykład. Każdy produkt ma oznaczenie kodowe, wg wzorca: 20191217-XXXX-Wawa-1123. Pierwsze 6 cyfr to data produkcji, kolejne 4 symbole to kategoria produktów, potem miejsce produkcji i na końcu godzina.

Zadanie polega na wyciągnięciu 4 środkowych symboli XXXX – oznaczających kategorię – do osobnej kolumny.

Analogicznie, wyciągniesz inicjały z imienia i nazwiska, nawet jeżeli pisanej jest w odwrotnej kolejności (nazwisko imię)

---

Chcesz lepiej poznać Excela? Zapisz się na Excelness News

---

Podsumowanie

Wypełnianie błyskawiczne ma swoje ograniczenia. Musisz pamiętać o dwóch.

Po pierwsze, ma charakter statyczny. To znaczy, że w przeciwieństwie do funkcji nie zareaguje na zmianę wartości komórek. Jeżeli zależy Ci, aby na przykład wyciągać dane z komórki dynamicznie – użyj funkcji tekstowych, takich jak FRAGMENT.TEKSTU.

Po drugie, aby skorzystać z dobrodziejstw wypełniania błyskawicznego musisz go używać w kolumnie tuż obok danych na podstawie których powstaje wzorzec.

Daj znać w komentarzu czy udało Ci się skrócić pracę dzięki temu narzędziu.

---

Masz problemy z Excelem? Uzyskaj pomoc na grupie Keep Calm And Use Excel.