Wykres waterfall, czyli jak pokazać zmiany

Jesień to czas budżetów. Zaproszeni przez Zarząd, czy przełożonego będziemy „tłumaczyć” się z wykonań i planować kolejny rok. Jak najlepiej pokazać, co miało największy wpływ na zmiany w trakcie roku? Albo, jak pokazać, dlaczego nasz budżet na przyszły roku musi (no po prostu musi!) być większy? Odpowiedzią jest wykres waterfall, zwany także kaskadowym.

Wykres waterfall, czyli jaki?

Wykres kaskadowy, bo taką nazwę nosi ten typ wykresu w Excelu, pozwala na pokazanie łącznego wpływu zmian (pozytywnych i negatywnych) na jakąś wartość. „Można jaśniej?” – pewnie teraz takie słowa kierujesz w moją stronę. Oczywiście 🙂

Najlepiej na przykładzie. Startujesz z jakimś stanem początkowym. Na przykład, na początku roku budżet działu HR wynosił 1 mln zł. W trakcie roku następują różne zdarzenia – zwiększające i zmniejszające – które powodują, że finalnie przekraczasz budżet o 125 tys. zł (ups!) Na wykresie waterfall, pokażesz: stan początkowy, wartość każdego zdarzenia (powiększające i pomniejszające budżet) oraz stan końcowy.

Gwarantuję, że Zarząd i Dyrektor Finansowy zrozumie taki wykres. Nie gwarantuję akceptacji na przekroczenia 🙂

Jak stworzyć wykres waterfall (kaskadowy)?

W nowej wersji Excela (2016/365) zadanie będzie proste. Na początku oczywiście przygotuj dane. Powinny zawierać zarówno komórki ze stanem początkowym, końcowym (ewentualnie jakieś pośrednie podsumowania), jak i wartości wpływające na wzrosty i spadki. Na przykład tak:

Teraz już tradycyjnie:

• zaznacz dane w tabeli lub ustaw się w dowolnym jej miejscu,
• ze wstążki WSTAWIANIE, sekcja WYKRESY wybierz WSTAW WYKRES KASKADOWY.

W standardzie dostaniesz taki widok:

Teraz dostosujemy go do naszych potrzeb i lepszego wyglądu.

Modyfikacja wykresu waterfall

Po pierwsze, na wykresie trzeba wyraźnie wyróżnić, co jest słupkiem podsumowania (start / koniec / suma pośrednia), a co słupkami zmiany (wzrost / spadek).

W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy, każdy z słupków, który w Twoich danych reprezentuje sumę (początek / koniec etc.) i wybierz USTAW JAKO SUMĘ.

Po drugie dostosuj kolory słupków reprezentujących wzrosty i spadki. Oczywiście intuicyjnie pewnie wybierzesz kolory: zielony i czerwony.

W końcu wykonaj wszystkie pozostałe kroki, dostosowując wygląd wykresu do jak najbardziej czytelnej i zrozumiałej postaci:

• zmień rozmiar wykresu,
• wprowadź i sformatuj tytuł,
• dostosuj wielkość czcionki na etykietach oraz osiach,
• zadbaj o legendę we właściwym miejscu.

No właśnie. Legenda. Jak się pewnie zorientowałeś, Excel używa standardowych etykiet: „Suma”, „Zwiększenie” i „Zmniejszenie” i nie pozwala na ich zmianę. Ale oczywiście z tym też można sobie poradzić – dzięki sprytnej sztuczce.

Usuń standardową legendę i zamiast niej wprowadź pole tekstowe w dowolnym miejscu arkusza. Dostosuj opisy do swoich potrzeb. Następnie przesuń to pole w takie miejsce na wykresie, które będzie adekwatne do umieszczenia na nim legendy.

Teraz zaznacz wykres i trzymając wciśnięty CTRL na klawiaturze – zaznacz również utworzone pole tekstowe. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie GRUPUJ. Wykres zostanie połączony z polem tekstowym, dzięki czemu będziesz mógł przesuwać go bez obawy o to, że legenda pozostanie w starym miejscu.

Jeżeli nie masz ochoty wykonywać tych wszystkich czynności, lub czujesz że są dla Ciebie za trudne – możesz skorzystać z gotowego szablonu, który pobierzesz zapisując się na naszą listę subskrybentów.

Podsumowanie

Wyposażony w wiedzę o wykresie kaskadowym, spróbuj właśnie w ten sposób zaprezentować planowane zmiany przy najbliższej okazji. Jestem pewny, że odbiorcy świetnie zrozumieją Twój przekaz.

Jeśli jesteś użytkownikiem poprzednich wersji Excela, to stworzenie opisanego tutaj wykresu nie będzie tak proste. Ale nie jest niemożliwe. Daj znać w komentarzu, czy chciałbyś dowiedzieć się jak się za to zabrać.

Na zakończenie, tradycyjnie mam do Ciebie prośbę. Podziel się tym artykułem ze znajomymi w swoich mediach społecznościowych. Dziękuję!