Sumy częściowe – jak zaoszczędzić czas
Sumy częściowe występują w dwóch postaciach. Po pierwsze jako funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE. Po drugie jako automatyczne narzędzie, które z tej funkcji korzysta. Wstawiamy je na listach danych, aby na przykład szybko podsumować dane wg określonej kategorii.
Narzędzie SUMA CZĘŚCIOWA dostępne jest na wstążce DANE, w sekcji KONSPEKT.
Jak przygotować dane?
Jeżeli chcesz korzystać z tego narzędzia w prawidłowy sposób, powinieneś najpierw posortować dane. Jest ku temu bardzo ważny powód. Narzędzie ma za zadanie podsumować, wyciągnąć średnią lub dokonać jednego z wielu innych obliczeń, wg wybranej przez Ciebie kategorii.
Na przykład, jeżeli chciałbyś podsumować sprzedaż owoców i warzyw, to oczywiste jest, że jabłka powinny sumować się do jabłek, a gruszki do gruszek… Właśnie dlatego sortowanie danych wg określonej kategorii jest pierwszą czynnością jaką powinieneś zrobić.
Jakie możliwości dają SUMY CZĘŚCIOWE?
Narzędzie pozwala na obliczenie:
- Sumy – oblicza sumę komórek
- Średniej – oblicza średnią wartość z komórek
- Liczba – zlicza ilość poszczególnych liczb / kategorii
- Maksimum – jako wynik zwraca maksymalną wartość z komórek
- Minimum – jako wynik zwraca minimalną wartość z komórek
- Iloczyn – jako wynik zwraca wynik mnożenia liczb
- Zliczanie – zliczanie niepustych komórek
- Odchylenie standardowe – oblicza odchylenie standardowe
- Odchstdc – oblicza odchylenie standardowe populacji
- Wariancja – oblicza wariancje
- Wariancja populacji – oblicza wariancje populacji
Aby użyć narzędzia suma częściowa należy:
- Posortować dane.
- Zaznaczyć jedną z komórkę na liście danych.
- Na wstążce DANE, w sekcji KONSPEKT, kliknąć na przycisk SUMA CZĘŚCIOWE.
Zostanie wyświetlone okno sumy częściowe.
W poszczególnych częściach należy ustawić:
- DLA KAŻDEJ ZMIANY W – według jakiej kategorii dane będą sumowane, czyli np. dla każdej zmiany w kolumnie Kategoria ma zostać obliczona suma częściowa
- UŻYJ FUNKCJI – jaki rodzaj obliczeń ma zostać wykonany, np. suma, średnia itp.
- DODAJ SUMĘ CZĘŚCIOWĄ DO – które wartości mają podlegać obliczeniom.
Dla przykładu z obrazka powyżej zostanie obliczona suma sprzedaży dla każdej kategorii. Wynik jest następujący.
Po zastosowaniu sum częściowych na liście danych, automatycznie zostanie dodane grupowanie wierszy według sumowanej kategorii. Przy czym, jeżeli używam sformułowania „sumowanej” to tak naprawdę mam na myśli dowolną z wymienionych wyżej funkcji. Zwijając poziomy grupowania można otrzymać następując widok podsumowujący sprzedaż.
Rzecz jasna tak samo będzie wyglądał efekt obliczania innych funkcji.
Czy chcesz bezpłatny test z Excela?
Modyfikacja istniejących wyników
Aby zmienić rodzaj zastosowanej sumy częściowej należy wywołać okno dialogowe SUMA CZĘŚCIOWA, a następnie wybrać inny sposób obliczania oraz zaznaczyć checkbox ZAMIEŃ BIEŻĄCE SUMY CZĘŚCIOWE.
W efekcie program Excel zamieni wcześniej zastosowane sumy na średnie.
W przypadku, gdy checkbox ZAMIEŃ BIEŻĄCE SUMY CZĘŚCIOWE pozostałby pusty, do danych zostanie dodana zarówno suma, jak i średnia.
Aby suma częściowa pojawiała się nie poniżej, a powyżej kategorii – pozostaw pusty checkbox PODSUMOWANIE PONIŻEJ DANYCH.
W tym przypadku wynik obliczania sumy częściowej pojawi się powyżej kategorii produktów.
Ja jednak zalecam pozostawić podsumowanie poniżej danych. Ułatwi to odbiorcy poprawną interpretację zawartych tam informacji.
Podsumowanie
Szczerze mówiąc nie jestem fanem tej funkcjonalności. Głównie dlatego, że jest mało elastyczna. Te same i lepsze efekty da Ci użycie tabel przestawnych.
Jednakże, jeżeli miałbyś dla przykładowej listy 10 000 wierszy ręcznie wstawiać podsumowania dla każdej zmiany w kolumnie klient – to już lepiej użyj tego narzędzia. Być może jak jedna z uczestniczek moich szkoleń – zaoszczędzisz dwóch dni pracy studentowi na zleceniu 😉
Daj mi znać, czy używasz sum częściowych. A jeżeli uważasz, że ta wiedza może się komuś jeszcze przydać – udostępnij artykuł. Będzie mi bardzo miło, jeżeli pomogę także Twoim znajomym.
0 Comments