fbpx

Slang Excel

Slang Excel freaków

Slang Excel freaków - nerd

Wtorek. Godzina siódma rano. Włączasz komputer i idziesz zrobić sobie kawę. Czujesz, że Twój mózg jeszcze śpi. Wchodzisz do firmowej kuchni, a oni już tam są. Dział Analiz. Już wiesz, że mimo wczesnej godziny Twój mózg zaraz przeżyje szok…

Stoją w kilka osób nad ekspresem, ale nie robią sobie kawy, więc niewinnie pytasz:

„Ekspres nie działa?”.

W odpowiedzi słyszysz:

„Nie, czekamy bo ekspres wywalił endek na ziarenkach”. Brzmi jak jakiś szyfr, więc myślisz, że to coś poważnego i wracasz do komputera.

Włączasz raport w Excelu dla szefa, ale zamiast raportu wyskakuje Ci jakiś dziwny błąd. Łapiesz za telefon i dzwonisz do Analiz, może już wrócili z tej kawy, skoro ekspres nie działa.  W sumie to od razu idziesz, niech sami poklikają, bo myślisz, że i tak nie zrozumiesz tego co Ci powiedzą przez telefon. Tracisz z życia pół godziny, zamiast 5 minut. A gdyby tak dało się ich zrozumieć?

W dzisiejszym artykule chciałabym przybliżyć Wam różne zwroty, które stosują specjaliści od Excela, a które mogą być niezrozumiałe dla osób, nie związanych szczególną więzią z tym programem.

Sama niejednokrotnie pomagając znajomym słyszałam:

„Aga, weź mów po polsku, bo nie rozumiem”. I nie chodziło im o moją uroczą wadę wymowy, tylko o słowa, których używam.

Błąd #N/D!

Zaczynając od wspomnianego wcześniej Endeka. To błąd
#N/D! , czyli błąd wartości niedostępnej. Oznacza, że np. wyszukując pionowo Excel nie znalazł dopasowania dla danego ID.

Idąc dalej, ID to identyfikator – najlepiej unikatowy (ale niekoniecznie) – po którym Excel „dopasuje” do siebie dane. A jak ktoś do Was powie:

„Zaciągnij po miesiącu do swojego arkusza, to samo się zrobi”,

to ma na myśli WYSZUKAJ.PIONOWO lub POZIOMO, gdzie jako ID zastosujesz miesiąc.

„Usztywnianie” adresów

A o co chodzi z tym usztywnianiem? Pewnie czasem słyszeliście tekst o „dodaniu dolarów” albo  „usztywnieniu zakresu”. Nie, nie chodzi o wydanie miliona monet w markecie budowlanym na drewniane listewki.  Chodzi o dodanie symbolu dolara we wpisany w formule zakres komórek.

Przykładowo, mając formułę:

=SUMA(A1:C1)

i chcąc ją dalej skopiować do następnych komórek, możemy wpisać:

=SUMA($A1:$C1)

Wtedy, po skopiowaniu do komórki niżej, pojawi się:

=SUMA($A2:$C2)

a po skopiowaniu do komórki obok:

=SUMA($A1:$C1)

To znaczy, że przy kopiowaniu komórki – „$” – usztywnia zakres, czyli blokuje zmianę w formule litery określającej kolumnę lub numeru wiersza.

Tabela, tabeli nierówna

Czasami źródłem nieporozumienia bywa słowo TABELA. Jak „człowiek od Excela” mówi „zrób z tego tabelę”, to nie chodzi o dodanie obramowania komórek i pokolorowanie nagłówków, tylko o funkcjonalność WSTAW TABELĘ.

Wystarczy zaznaczyć zakres danych, potem w zakładce WSTAWIANIE kliknąć na napis TABELA (albo skorzystać ze skrótu klawiszowego CTRL+T).

A jeśli usłyszycie w słuchawce telefonu „zrób z tego tabelę krzyżową / przestawną / pivota, będzie Ci łatwiej” to chodzi o wstawienie TABELI PRZESTAWNEJ (też zakładka WSTAWIANIE i opcja TABELA PRZESTAWNA).

Obliczanie automatyczne i ręczne

Kolejnym stwierdzeniem, które może spowodować, że zwątpicie w swoją znajomość języka polskiego, jest:

„Sprawdź czy się nie oblicza automatycznie, bo może lepiej będzie przełączyć się na obliczanie ręczne”.

I wtedy myślisz:

„Jak ma się obliczać? Przecież po to używam arkusza kalkulacyjnego, żeby było automatycznie, a nie żeby liczyć na kalkulatorze.”

Pora na trzy głębokie oddechy, zajrzenie we wstążkę FORMUŁY, w część dotyczącą OPCJI OBLICZANIA. W tym miejscu ustawiacie: czy Excel ma obliczać na bieżąco wszystkie formuły, czy tylko po kliknięciu w przycisk OBLICZ TERAZ albo OBLICZ ARKUSZ. Jest to bardzo przydatne, jeśli arkusz jest napakowany formułami i zwykłe filtrowanie danych trwa 15 minut.

Filtrowanie

A właśnie! Filtrowanie! Stwierdzenie „załóż filtr” nie oznacza nakładania jakiś kolorków czy usuwania wierszy, a funkcjonalność znajdująca się na wstążce DANE.

Zaznaczacie zakres danych (ważne by miał nagłówki kolumn), a następnie klikacie w FILTRUJ. Przy nagłówkach pojawią się małe strzałeczki pozwalające „wyfiltrować” dane z tabeli po określonej wartości z wybranej kolumny. Mając tabelę z imionami i nazwiskami osób możecie wyfiltrować dane tylko dla samych „Agnieszek”.

Zablokuj okienka

Innym stwierdzeniem, które może wywołać paraliż podczas prezentacji danych, jest:

„Czy możesz zablokować okienka, bo nie widzę danych z pierwszej kolumny.”

Zablokowanie okienek znajduje się we wstążce WIDOK . Domyślnie mamy do wyboru zablokowanie górnego wiersza albo pierwszej kolumny. Po wybraniu tej opcji, przy przewijaniu widoku w arkuszu, pierwsza kolumna/wiersz zostanie nam w widoku, a pozostałe kolumny będą się standardowo przewijać.

Mówiąc inaczej: możemy na jednym ekranie, bez ukrywania/grupowania kolumn, zobaczyć jaka wartość znajduję się w kolumnie „Z” widząc ciągle kolumnę „A”.

XLS vs. XLSM

Dochodzimy do końca, czyli zapisania arkusza. Jeśli w arkuszu znajduje się jakiś magiczny przycisk, po kliknięciu którego coś „samo się liczy”, to najprawdopodobniej w tle zaszyty jest jakiś kod VBA, czyli MAKRO.

Makro to taki skrypt, który sam wywołuje wykonanie poszczególnych czynność przez program, nie wymagając od użytkownika klikania wszystkiego „po kolei”.

Jeśli usłyszycie:

„Nie działa, bo masz to zapisane jako zwykły Excel. Zapisz z makrami.”

to musicie:

  1. wejść w PLIK
  2. wybrać ZAPISZ JAKO
  3. wybrać lokalizację, w której chcecie zapisać plik
  4. wpisać nazwę pliku
  5. w okienku ZAPISZ JAKO TYP wybrać SKOROSZYT PROGRAMU EXCEL Z OBSŁUGĄ MAKR.

To w jakim formacie jest zapisany plik można sprawdzić w prostu sposób, patrząc na nazwę pliku – jeśli Wasz plik ma rozszerzenie XLS, to jest to tzw. „zwykły” Excel. Jeśli rozszerzenie pliku to XLSM to jest to „niezwykły Excel” z obsługą makr.

Podsumowanie

Pamiętajcie: specjalista od Excela to też człowiek, więc jak mówi do Was szyfrem, zawsze można poprosić o wyjaśnienie co miał na myśli. Większość „dziwnych” stwierdzeń da się przetłumaczyć na polski albo słowami, albo pokazując co trzeba kliknąć.

A teraz możecie już spokojnie iść po kawę, bo pewnie już dotarły nowe ziarenka do ekspresu.

Agnieszka Kmieć

Podobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Facebook
Facebook
Instagram
YouTube
RSS