fbpx

POWER PIVOT [1]

POWER PIVOT – poznaj i wykorzystaj [1]

Power Pivot - część 1 - wprowadzenie


Jeżeli chcesz przenieść swoją znajomość Excela na zupełnie nowy poziom – naucz się jak używać Power Pivot (PP). To jedna z tych technologii z „Power” w nazwie, która definitywnie zmieniła sposób zarządzania danymi. Wszystko stało się prostsze, szybsze – po prostu bardziej efektywne.

Rozpoczynam mini cykl artykułów, w których opiszę podstawy tego narzędzia. Po ich lekturze będziesz wiedział, m.in.:

  • jak zainstalować / uruchomić,
  • do czego służy,
  • i jak możesz wykorzystać Power Pivot?

Gdzie ja to mam?

Jeżeli jesteś użytkownikiem Excela w wersji 2013 / 2016 (Professional Plus) lub 2019 (Home & Business), to PP masz w standardzie. To samo dotyczy wersji subskrybowanej Office’a 365. Jeżeli chodzi o wersję 2010, to możesz pobrać go jako dodatek. We wcześniejszych wersjach Office’a, jak i nowszych, w wariantach dla: użytkowników domowych, uczniów i małych firm – niestety nie można z niego korzystać.

Podstawy Power Pivot - opcje, włączanie dodatku


Do czego służy?

Najkrócej mówiąc – do modelowania danych. Ale co to właściwie znaczy? Wyobraź sobie dużo różnych excelowych tabel, każda licząca tysiące wierszy. Dane dotyczą tej samej kwestii, np. sprzedaży, produkcji czy ludzi. Ale są rozdzielone na wiele różnych fragmentów. Np. w przypadku pracowników, możesz mieć informacje o:

  • wynagrodzeniach,
  • przypisaniu organizacyjnym,
  • historii ocen.

Teraz, aby połączyć te dane ze sobą na pewno używasz WYSZUKAJ.PIONOWO albo INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ.

W przypadku PP, pomiędzy tabelami budujesz relacje. Następnie, możesz dokonać mniej lub bardziej skomplikowanych obliczeń, a potem to wszystko ukształtować w odpowiedni model i pokazać całość np. w formie tabeli przestawnej.

Podstawy

Po zainstalowaniu dodatku (jeżeli musiałeś to zrobić) na wstążce zobaczysz kartę Power Pivot. Klikając w ikonę Zarządzaj, przejdziesz do nowego okna PowerPivot for Excel.

Podstawy Power Pivot - model danych na karcie
Okno Power Pivot

Ponieważ to podstawy, to skupimy się na konkretach, a nie opisywaniu wszystkich opcji. Na screenie powyżej zaznaczyłem dostępne wstążki oraz obszar Widok na wstążce  Narzędzia główne. To miejsce „już za chwilę” będzie dla nas szczególnie ważne, bo klikając w Widok diagramu, będziemy tworzyć wspomniane wyżej relacje.

Dla porządku – to nie jedyny sposób, aby relacje utworzyć ale wykorzystam właśnie ten, bo w fajny, wizualny sposób pokaże Ci na czym to wszystko polega.

Zaczynamy

Ponieważ to jest przewodnik praktyczny, ściągnij ten plik. Znajdziesz tam dane, które będą służyły nam do odkrywania kolejnych tajników PP. Jednak zanim zaczniemy, musimy znać cel naszych działań.

Powiedzmy, że jesteś pracownikiem działu HR i otrzymałeś dane o kosztach wynagrodzeń za 2018 rok. Danych jest sporo, bo ponad 60 000 wierszy. Twoim zadaniem jest przygotować raport, który pokaże:

  • jak wyglądały koszty w podziale na grupy i podgrupy,
  • które piony i działy kosztowały najwięcej,
  • jaki jest rozkład kosztów pomiędzy miastami,
  • czy premie były wypłacane regularnie czy podlegały jakimś wahaniom.

Gdy przyjrzysz się zawartości poszczególnych arkuszy:

szybko zorientujesz się, że większość informacji znajduje się w arkuszu DANE, ale nie są to informacje wystarczające do zrealizowania raportu. Jak bowiem, pokazać rozkład kosztów pomiędzy miastami, skoro w tym arkuszu w ogóle nie ma miast?

Jeżeli dobrze znasz i używasz funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, z pewnością teraz krzykniesz: „No jak to jak?! Przecież dane o mieście są w arkuszu MPKI. Mogę dołączyć informację o mieście do arkusza DANE, wykorzystując WYSZUKAJ.PIONOWO.”

Masz rację. Ale jeśli przeanalizujesz dane, okaże się, że w podobny sposób musisz postąpić z: grupą kosztów, działami / pionami czy okresami. Za każdym razem do arkusza DANE dodajesz kolejne kolumny i formuły, co powoduje że:

  • niepotrzebnie duplikujesz dane,
  • spowalniasz i powiększasz plik poprzez wielokrotne użycie formuł.

Czy można inaczej? Lepiej? Oczywiście 🙂 Dzięki wykorzystaniu Power Pivot. Ale o tym jak to zrobić dowiesz się z kolejnego odcinka.

Podsumowanie

W pierwszej części cyklu o Power Pivot dowiedziałeś się:

  • czym jest i do czego służy to narzędzie,
  • poznałeś podstawowe terminy z nim związane, takie jak: relacja czy model danych,
  • dowiedziałeś się jak zainstalować dodatek, jeżeli nie posiadasz PP w swojej wersji Excela,
  • zapoznałeś się z przykładowymi danymi i zadaniem, dzięki któremu praktycznie poznasz narzędzie.

Zapraszam Cię do kolejnej części, a tymczasem napisz proszę w komentarzu czy miałeś już styczność z tą funkcjonalnością Excela, a jeżeli nie to czy planujesz ją wykorzystać w swojej pracy?

Podobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Facebook
Facebook
Instagram
YouTube
RSS