fbpx

Porządkowanie danych – czyli niech zapanuje ład!

Porządkowanie (i nie tylko danych) to często żmudny i niezbyt atrakcyjny temat. W dzisiejszym tekście pokażę Wam jakie triki zastosować, aby porządkowanie danych przebiegło szybko i sprawnie.

Gdzieś na świecie są tacy ludzie, którzy mają porządek. Ich szafy zawsze wyglądają jak z reklamy sklepów meblowych. Bluzki poukładane rodzajami. Wyprasowane koszule poukładane pod sznurek. Do tego wszystko przypomina przepiękną tęcze, w której płynnie jeden kolor przechodzi w drugi. I nie ma tam żadnej bluzki kupionej dziesięć lat temu, której nigdy nie założą.

Kobieta z mopem

Ubieranie się przy takiej szafie to pewnie pestka. Teraz wyobraźcie sobie, że arkusz kalkulacyjny to taka szafa, z której chcecie wyciągać nie ciuchy, a dane. Na pewno jest to dużo łatwiejsze, jeśli dane są poukładane i nie ma żadnych zbędnych informacji.

Na szczęście w Excelu można zastosować kilka trików, które zrobią to automatycznie, więc nie będzie to tak trudne jak przy przypadku szafy z ubraniami. Powiedzmy, że przed porządkami nasza szafa wygląda tak:

Porządkowanie danych. Tabela z danymi nieuporządkowanymi.

Sformatuj jako tabelę

Mając dane wpisane w arkuszu dobrze zacząć od wstawienia tabeli z nagłówkami. Nazwane kolumny z możliwością filtrowania ułatwiają korzystanie z danych. Dodatkowo tabela wymusza od użytkownika zastosowanie stylu, czyli spójnego formatowania danych. Jednym zdaniem: klikamy na klawiaturze CTRL+T i już jest porządniej.

Porządkowanie danych. Tabela z danymi.

Porządkowanie pustych komórek

W następnym kroku pozbędziemy się zbędnych, pustych komórek. Zaczniemy od zaznaczenia wszystkich pustych komórek w naszym zakresie danych: zaznaczamy cały zakres, następnie wstążka NARZĘDZIA GŁÓWNE > SEKCJA EDYTOWANIE > ZNAJDŹ I ZAZNACZ > PRZEJDŹ DO – SPECJALNE. W wyświetlonym oknie zaznaczamy opcję PUSTE. Program zaznaczy nam wszystkie puste komórki. Zostaje już tylko usunięcie wszystkich zaznaczonych komórek klikając CTRL + znak minus na klawiaturze.

Jeśli nie chcemy usuwać pustych komórek, ale wpisać w nie np. wartość „brak danych” to przydatne będzie funkcja ZNAJDŹ I ZAMIEŃ. Znajduję się ona na wstążce NARZĘDZIA GŁÓWNE w sekcji EDYTOWANIE . Najpierw wyszukujemy wszystkie puste komórki (bądź zawierające inną wartość), a następnie wpisujemy na co ma zostać zamieniona. W naszym przykładzie we wszystkie puste komórki wpisałam słowo „wszystkie”:

Porządkowanie danych. Znajdź i zamień.

Posortuj dane

Teraz posortujemy dane, czyli poukładamy nasze ciuchy ; ) Zaczynamy od zaznaczenia zakresu danych, które mają być posortowane (wyrzucamy wszystko z szafy na podłogę). Potem przejdziemy na wstążkę DANE i klikniemy w przycisk SORTUJ. W wyświetlonym oknie ustawimy porządek jaki chcemy mieć w ciuchach określając kolejne poziomy sortowania.

Porządkowanie danych. Sortowanie.

Ponieważ moje dane to dane tekstowe, kolejność ich ułożenia w tabeli ma być zawsze alfabetyczna. Gdyby były to dane liczbowe mogłabym je posortować w kolejności od najmniejszych do największych albo odwrotnie.

Ustalając poziomy sortowania warto wcześniej dobrze przemyśleć w jakiej kolejności mają być poukładane. W przypadku ciuchów najpierw interesuje mnie na jaką porę roku są przeznaczone, osobno chce mieć ciuchy domowe i wyjściowe, a dopiero na samym końcu poukładane kolorami. Excel zawsze będzie sortować najpierw dane według najwyższego poziomu sortowania, a dopiero później w ramach następnej kategorii, potem w ramach następnej kategorii i tak dalej.

Porządkowanie danych.  Sortowanie wg kategorii.

Jeśli będę chciała zobaczyć ciuchy w innym ułożeniu to po prostu zmienię kolejność poziomów sortowania. Powiedzmy, że chce zobaczyć wszystkie ciuchy, ale najważniejsze będą dla mnie grupa i kolor. Za pomocą strzałek w oknie sortowania zmienię więc kolejność:

Sortowanie po poziomach.

I uzyskam taki efekt:

Dane posortowane.

Przemyślane sortowanie bardzo ułatwia czytanie danych. Do pełnego porządku, w przypadku mojej tabeli, pozostało mi ukrycie pierwszej kolumny. W końcu liczba ciuchów nie ma znaczenia ; ) A poważnie – nie wnosi dodatkowej wartości dla osoby, która będzie korzystać z tabeli. Tego typu dane warto poukrywać. Można je też pogrupować i zwinąć zgrupowany zakres za pomocą plusika, który pojawi po zgrupowaniu danych.


Chcesz darmowy szablon Excel do prowadzenia projektów i śledzenia zadań?


Usuń zbędne spacje

Przy robieniu porządków warto się też pozbyć niepotrzebnych spacji w tekście, które mogą się pojawić np. w wyniku błędu przy wpisywaniu danych. Zbędne spacje są częstym problemem, gdy importujemy dane z innych programów do Excela. Można to szybko zrobić za pomocą ZNAJDŹ I ZAMIEŃ. Zaznaczamy zakres komórek i klikamy ZAMIEŃ.

Porządkowanie danych.  Usuwanie zbędnych spacji.

W polu ZNAJDŹ wystarczy wpisać spacje, a pole ZAMIEŃ NA zostawić puste. Uważaj jednak na przypadki, gdy masz dwa lub więcej wyrazów, ponieważ powyższe działanie usunie również spację pomiędzy wyrazami (np. „krótki rękaw” zamieni się w „krótkirękaw”)

Ostatnią rzeczą, którą zrobię, to ustawienie szerokość kolumn i wierszy, tak aby dane były bardziej przejrzyste w odbiorze. Zaznaczam interesujący mnie zakres danych, wchodzę na wstążkę NARZĘDZIA GŁÓWNE > SEKCJA KOMÓRKI > FORMATUJ > SZEROKOŚĆ KOMÓRKI / WYSOKOŚĆ WIERSZA.

Porządkowanie danych. Uporządkowane dane.

W moim odczuciu te dane czyta się dużo lepiej niż w ich pierwotnej wersji. Szkoda tylko, że w mojej realnej szafie dalej panuje chaos : )

Agnieszka Kmieć


Masz inne problemy z Excelem? Zapraszam Cię na grupę – Keep Calm And Use Excel na Facebooku. To miejsce, w którym pomagamy sobie nawzajem w codziennych wyzwaniach z Excelem 😉


Podobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Facebook
Facebook
Instagram
YouTube
RSS