fbpx

Dashboard: interaktywny raport z efektem WOW [1/2]

Dashboard, czyli interaktywny raport z efektem WOW [1/2]

Robisz raporty w pracy? Jeżeli chcesz zrobić wrażenie na szefie, koniecznie przeczytaj ten artykuł. Mogę Cię zapewnić, że interaktywny dashboard, zamiast tradycyjnej tabelki to najszybsza droga do „efektu wow”. Wiem to ze swojego własnego doświadczenia 😉

Przykład raportu / dashboardu

Czym jest dashboard?

Dashboard to rodzaj raportu z kluczowymi wskaźnikami (KPI), najczęściej w postaci wykresów, tabel czy widoków ułatwiający menedżerom  podejmowanie decyzji. Często wykorzystuje formatowanie warunkowe czy niestandardowe formatowanie komórek.

Najczęściej dashboard mieści się na jednej stronie (ekranie komputera) i często jest interaktywny, tzn. użytkownik może np. zmienić okres czy inne parametry aby zobaczyć wybrane metryki w innym ujęciu. Wyborów dokonuje się za pomocą fragmentatorów, list rozwijanych, przycisków czy przełączników.

Dashboard w 6 krokach

W tym i kolejnym artykule nie będziemy się jednak zajmować teorią. Skupimy się na konkretnym rozwiązaniu i w kolejnych krokach przygotujemy gotowe rozwiązanie.

Przygotujemy dashboard prezentujący dane sprzedażowe. Wykorzystamy przy tym tylko jedną technikę, używając: tabel, wykresów przestawnych oraz fragmentatorów. Zacznij od ściągnięcia pliku z danymi, aby krok po kroku zrobić ze mną ten raport.

Krok 1: Zaprojektuj dashboard

Ale zanim w ogóle otworzysz Excela, warto wziąć ołówek i kartkę papieru… Nie żartuję! Ważne, abyś się na początku zastanowił się i zaprojektował na kartce papieru:

  • jakimi danymi dysponujesz,
  • co jest ważne,
  • co chcesz pokazać,
  • gdzie chcesz to pokazać,
  • jak chcesz to pokazać.

To zdecydowanie ułatwi późniejszą pracę.

W naszym przykładzie dysponujemy danymi o sprzedaży w regionach, per przedstawiciel handlowy. Początkowy plik z danymi znajdziesz tu (takimi danymi dysponujesz)

Powiedzmy, że nasz wymyślony szef chciałby widzieć (to jest ważne i to musisz pokazać) :

  • dane o sprzedaży per region,
  • najlepszych 5 przedstawicieli pod kątem wielkości sprzedaży,
  • jak wyglądał zysk per miesiąc.

Te trzy wymiary pokażemy na wykresach słupkowych i kolumnowych, w takim układzie (gdzie i jak):

Dashboard - układ wykresów

Ponadto wprowadzimy elementy sterujące raportem, tak aby raport był interaktywny.

Dashboard - fragmentatory

Krok 2: Przygotuj dane

Teraz już możemy otworzyć Excela 😉 Zrobisz to ze mną? Analizując dostępne dane widzisz, że nie masz w bazie dwóch istotnych informacji: regionu i zysku.

Po pierwsze zamieńmy dane w arkuszu BAZA na postać tabeli. Wybierz FORMATUJ JAKO TABELĘ na wstążce NARZĘDZIA GŁÓWNE. Ułatwi to nam późniejsze działania (np. dodawanie formuł)

Po drugie, brakującą informację o regionie możemy dodać za pomocą WYSZUKAJ PIONOWO. W arkuszu PH mamy zarówno identyfikator przedstawiciela handlowego jak i region.

Użycie funkcji WYSZUKAJ PIONOWO

Po trzecie – zysk. Dla uproszczenia przyjmijmy, że to prosta różnica między przychodami i kosztami. Wprowadź formułę do tabeli w arkuszu BAZA.


W rezultacie tych działań mamy wstępnie przygotowane dane, które są podstawą do dalszych działań.


Chcesz darmowy szablon Excel do prowadzenia projektów i śledzenia zadań?


Krok 3: Stwórz kalkulacje do dashboardu

Nasz projekt zakłada wyświetlanie danych na 3 wykresach. Wykorzystamy do tego wykresy przestawne. Ale po kolei:

  • Tworzymy 3 nowe arkusze, które nazwiemy T1, T2, T3 (T od tabeli)
  • Klikając na dowolnej komórce z danymi w arkuszu BAZA tworzymy pierwszą tabelę przestawną arkuszu T1: WSTAWIANIE > TABELA PRZESTAWNA.
  • Na pierwszym wykresie mamy pokazać sprzedaż per region. Zatem nasza tabela będzie miała taką postać.
Dashboard. Tabela przestawna: sprzedaż per region

  • Powtarzamy drugi krok 2 dwa razy, wstawiając tabele 2 i 3 w arkusze T2 i T3.
  • Tabela 2 będzie prezentowała najlepszych 5 przedstawicieli. Natomiast Tabela 3 to zysk w czasie.
Dashboard. Tabela przestawna: najlepsi przedstawiciele

Dashboard. Tabela przestawna: zysk per miesiąc
  • W kolejnym kroku do każdej tabeli przestawnej tworzymy wykres przestawny i odpowiednio go formatujemy. To jak to zrobisz, oczywiście zależy całkowicie od Ciebie. Przykładowe wykresy zobaczysz na screenie powyżej lub w końcowej wersji pliku.
  • Tworzymy kolejny arkusz, na którym umieścimy nasze wykresy – DASHBOARD.
  • Wycinamy kolejne wykresy CTRL+X i wklejamy w arkusz DASHBOARD, dopasowując ich położenie do naszego projektu.
  • Dodajemy inne elementy, takie jak chociażby tytuł czy opisy.

Mając przygotowane dane i odpowiednią strukturę pliku, możesz przystąpić do wprowadzenia interaktywności do Twojego dashboardu. O tym jak to zrobić przeczytasz w kolejnej części artykułu.


Masz inne problemy z Excelem? Zapraszam Cię na grupę – Keep Calm And Use Excel na Facebooku. To miejsce, w którym pomagamy sobie nawzajem w codziennych wyzwaniach z Excelem 😉

Podobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Facebook
Facebook
Instagram
YouTube
RSS